Systemet

I Systeminställningar, under fliken SMS i Mitt TimeWave (  ) → Inställningar → Systemet väljs förval för tjänsters SMS-status samt anger de olika SMS-texterna.

Lägg till avsändarnamn (normalt ert företagsnamn) samt välj ifall nyskapade tjänster automatiskt skall sättas till ”Påminnelse Ja” och i så fall även aktuellt antal dagar. Observera att detta fortfarande kan ändras vid skapande av en ny tjänst samt även att man via arbetsorderad kan välja sms-påminnelse eller bekräftelse oavsett hur tjänsten är definierad.

Meddelandetexter

På samma sida skapa även även texter för de olika meddelandena som kan skickas med automatik från systemet. Det finns ett flertal sms-texter som kan anges:

• Meddelande (Påminnelse): Påminner kund ett visst antal dagar om att ni kommer för att utföra ett uppdrag. Antal dagar samt huruvida tjänsten skall generera en påminnelse väljs i tjänsteinställningarna.
• Meddelande (Bekräftelse): Meddelar kund att ni nu är klara med beställt arbete (om bekräftelse skall skickas väljs i tjänsteinställningarna). Bekräftelse skickas när arbetet först godkännes (av anställd eller administratör).
• Meddelande (Uppdrag-Kund): Förvalda texter för fliken SMS i Uppdragspopuprutan (som man kan nå via en bokning i schemat eller via uppdragslistan). Dessa SMS-texter kan användas då ett enskilt SMS önskas skickas till kund och/eller anställda kopplade till uppdraget. Uppdragstexterna kan även användas då ett gemensamt SMS önskar skickas till en grupp av kunder/anställda gällande vissa uppdrag, t.ex. vid information om avbokning eller ombokning p.g.a. röd dag. Notera att de här förinställda sms-texterna kan ändras vid varje utskick.
• Meddelande (Uppdrag-Anställd): Samma som ovan men avser text till anställd.
• Meddelande (Kund): Textfälten ”Meddelande (Kund)” är förvald text för SMS via sidan Kund. Dessa SMS-texter är inte kopplade till uppdrag utan gäller främst övrig information till kunder och anställda, exempelvis ett informations – eller erbjudande-SMS till alla kunder med ett visst betalsätt eller med en arbetsorder med en viss tjänst. Likaså kan ett grupp-SMS skickas till samtliga anställda, t.ex. påminnelse om kontorsmöte.
• Meddelande (Anställd): Samma som ovan men avser text till anställd via sidan Anställd.

De blåmarkerade alternativen under textfältet är enheter som kan hämtas från aktuellt uppdrag. Exempelvis kan ett påminnelse-SMS för arbetsorder 15-0001 med leveransadress Hantverkargatan 5 och med anställd Kalle Karlsson skickat kl. 10:30 se ut på följande sätt:

Hej!

Enligt arbetsorder {{workorder_number}} kommer {{employee_names}} att utföra ett städarbete hos er på {{delivery_address}}.

Detta SMS har skickats till dig kl. {{now}} och kan inte besvaras.

Hälsningar,
Städföretaget AB

Vid leverans till kund erhålls:

Hej!

Enligt arbetsorder 15-001 kommer Kalle Karlsson att utföra ett städarbete hos er på Hantverkargatan 5.

Detta SMS har skickats till dig kl. 10.30 och kan inte besvaras.

Hälsningar,
Städföretaget AB

SMS:en kan inte besvaras, vilket kan vara bra att lägga till som information i SMS-texterna. SMS:en får likaså innehålla max 918 tecken, vilket bör tas i beaktande vid användning av enheter (de blåmarkerade alternativen under textfälten) som hämtas ur uppdragen och kund-/anställdkorten. Ifall ett SMS är längre än 918 tecken skickas inget SMS. Detta rapporteras som ett fel i Meddelanden → SMS.

Tjänster

I Mitt TimeWave (  ) Verksamhet → Tjänster väljs förval för tjänsters SMS-status. När en ny tjänst skapas eller en gammal tjänst redigeras finns alternativ för att automatiskt skicka iväg ett SMS ett önskat antal dagar innan tjänstens utförande samt då uppdraget blir godkänt av en anställd kopplad till uppdraget. Det som ställs in i tjänsten är fortfarande ett förval och kan ändras då en arbetsorderrad skapas av tjänsten.

Lägg till förval för tjänster i ”Mitt TimeWave” → ”Verksamhet” → ”Tjänster”.

SMS-hantering i Arbetsordrar

Då en ny arbetsorderrad skapas hämtas i tjänsten förvalda informationen till uppdragen som genereras ur arbetsorderraden. Här hämtas även den information om SMS-hantering som lagts upp i tjänsten. Detta går fortfarande att ändras i arbetsorderraden, vid upplägg av en ny arbetsorderrad eller via redigeringspennan (  ) vid arbetsorderraden.

En arbetsorderrad för Hemstädning med påminnelse bekräftelse-SMS efter att uppdraget utförts och godkänts. Genom att föra muspekaren över symbolerna visas mer information.

Ändra AO rader

SMS-inställningar för redan skapade arbetsorderrader kan enkelt ändras. Önskar man ändra inställningarna för en enskild arbetsorderrad kan detta göras genom att i aktuell arbetsorder redigera arbetsorderraden och där ändra inställningarna för sms.

För att ändra flera gå till Försäljning → Ändra AO rader. Leta fram aktuella arbetsorderrader (t.ex. alla rader med tjänsten ”Hemstädning”), kryssa i de rader som ska ändras och klicka på ”Byt ut SMS påminnelse” eller ”Byt ut SMS bekräftelse”. För påminnelse-SMS väljs antal dagar innan uppdragets utförande då SMS skickas till kund, eller ”Nej” för att ta bort påminnelse-SMS ur arbetsorderraderna. För bekräftelse-SMS kryssas bockrutan ”Skicka SMS bekräftelse vid godkänd” i ifall en bekräftelse önskas skickas då kopplad anställd utfört och godkänt uppdraget. För att ta bort bekräftelse-SMS från arbetsorderrader, kryssa i önskade rader, klicka på ”Byt ur SMS bekräftelse” och klicka på Spara utan att ha bockrutan ikryssad.

Observera att alla ändringar slår igenom efter midnatt och påverkar därmed inte arbetsorderrader där påminnelsen skulle inträffa idag eller tidigare.

Ändra SMS-inställningarna i en grupp befintliga arbetsordrar via fliken SMS i ”Försäljning” → ”Ändra AO rader”.

SMS-hantering i Uppdrag

Det går även att manuellt skicka SMS per enskilt uppdrag eller per viss grupp av uppdrag. I fliken SMS i Uppdragspopuprutan (t.ex. i Schemat och i Bokningslistan) visas vilken kund och vilka anställda som uppdraget gäller samt deras telefonnummer, alternativt avsaknad av telefonnummer. Även SMS-texterna ”Meddelande (Uppdrag – Kund)” och ”Meddelande (Uppdrag – Anställd)”, som skapats i Systeminställningar, visas här. Kryssa ur ifall antingen kund eller anställda inte ska skickas ett SMS och ändra på texten vid behov. Klicka på Skicka och SMS:et skickas iväg inom några minuter.

Fliken SMS i Uppdragspopupen, ovan via ”Visa uppdragsinformation” vid en bokning i Schemat.

I Uppdragslistan kan även ett SMS skickas till flera uppdrags kunder och anställda. Gör önskad sökning på sidan Schema → Uppdragslista, kryssa i önskade uppdrag och klicka på symbolen ”Skicka SMS” (  ) i symbolmenyn ovanför listan av uppdrag. I popuprutan som framträder visas aktuella kunder och anställda i respektive flik. Här indikeras även ifall någon kunds eller anställds telefonnummer saknas. I fliken SMS visas SMS-texterna ”Meddelande (Uppdrag – Kund)” och ”Meddelande (Uppdrag – Anställd)”, som skapats i Systeminställningar, vilka kan ändras vid behov. Kryssa ur ifall antingen kund eller anställda inte ska skickas ett SMS och klicka därefter på Skicka för att skicka iväg ett SMS till valda kunder och/eller anställda.

SMS-hantering på sidorna Kund och Anställd

På sidorna Kund och Anställd finns även ”Skicka SMS”-funktionen (  ). Här kan ett SMS skickas till önskad Kund- eller Anställdgrupp utan koppling till ett visst uppdrag. Denna funktion kan användas för att exempelvis skicka ett SMS om ett erbjudande till kunder som beställt en viss tjänst eller av kundtypen ”Prospekt”, eller exempelvis ett informations-SMS till Anställda. Gör önskad sökning för att få fram relevanta kunder/anställda, kryssa i de kunder/anställda som ska skickas ett SMS och klicka på ”Skicka SMS” i symbolmenyn ovanför listan. Här visas den förvalda SMS-texten som skapats i Systeminställningar under ”Meddelande (Kund)” respektive ”Meddelande (Anställd)”. Texten kan fortfarande ändras i denna vy. Här visas även vilka kunder/anställda som inkluderas i utskicket, samt ifall någon kund eller anställd saknar telefonnummer.

SMS-logg

Gå till sidan Meddelanden → SMS för att se en logg samt status på skickade SMS. Här visas bland annat när SMS har skickats, till vilket telefonnummer och vilken kund/anställd, SMS:ets innehåll (klicka på pilen vid ett meddelande för att visa hela texten alternativt dölja texten). Här visas även från vilken sida SMS:et skickats från samt av vem. Även information om status samt eventuellt felmeddelande visas.

SMS som väntar i kö eller som inte skickats exempelvis p.g.a. saknad av telefonnummer kan kryssas i och raderas. I normala fall skickas SMS:et inom några minuter, vid övriga fall (t.ex. kundens mobiltelefon är avstängd) försöker systemet skicka ut SMS:et i 3 dygn innan skickandet avbryts automatiskt.

(v. 2.4.7)

+6

0