Bankoberoende E-faktura – implementation

TimeWave erbjuder en bankoberoende lösning för E-faktura. Fakturorna skickas per automatik från TimeWave till vår partner 21Grams, en leverantör av betalningslösningar, som därefter laddar upp E-fakturan på respektive kunds bank. E-faktura kombineras lämpligen med tjänsten e-print, vilket gör att ingen manuell hantering krävs för att skicka fakturor. Läs mer om e-print här »

1) Beställ tjänsten från TimeWave

Beställ tillvalet från TimeWave, när beställningen är bekräftat kan ni gå vidare genom att beställa tjänsten från er bank.

2) Beställ tjänsten från er bank

För att kunna e-fakturera via TimeWave behöver ni även ett avtal om e-fakturering med er bank.

E-fakturering kräver i huvudsak tre delar, Lagring, Distribution samt Fakturavisning (länk till faktura). Ni behöver från er bank enbart den lägsta nivån av e-fakturering, Fakturavisning. Lagring och distribution men även uppsättande av anmälningssida m.m. hanteras av 21gram.

Lagring och distribution hanteras av 21grams, detta skall alltså ej beställas av er bank!

Vid kommunikation med banken är det viktigt att kommunicera till banken att:

1) Vår partner 21grams är CTD (Certifierad Teknisk Distributör).

2) 21grams hanterar lagring samt distribution.

3) Er bank skall enbart hantera den s.k. fakturavisningen (länka till fakturan).

Ni kan även avtala med bank om ni vill att kundens Internetbank skall flagga för möjligheten att ansluta till e-faktura när kunden betalar sin utskrifts-/e-postfaktura på Internetbanken.

I samband med avtal skall ni från er bank erhålla Avtalsgironummer samt Fakturautställaridentitet (FUI). Dessa uppgifter behövs för att 21grams skall kunna påbörja sin implementation.

Har er bank frågor kring hanteringen? Kontakta 21grams via 08 – 600 37 39 eller helpdesk@21grams.com.

3) Skicka in underlag för implementation

För att 21gram skall kunna påbörja implementationer måste dessa tillhandahållas bl.a. företagsuppgifter, önskad produktionsstart, er bank och bankkontakt, avtalsbankgironummer, FUI m.m.

Ni anger efterfrågade uppgifter via följande formulär http://timewave.se/21grams/.

Så fort vi mottagit formulär överlämnar vi uppgifterna till 21gram för implementation. 21gram upprättar  samband med detta en Anmälningssida för slutkunden med bl.a. den logotyp ni angivit i formuläret. Denna anmälningssida innehåller även eventuell avanmälan.

 4) Hantering i TimeWave

Justering av faktruramall

Som reservlösning finns alltid e-print.Detta innebär att om ni t.ex. av misstag har angett fel bank på aktuellt kundkort (se nedan) så kan ingen e-faktura levereras. Fakturan kommer då automatiskt att skrivas ut,kuverteras, frankeras och skickas till kunden. För att utskriften skall bli optimal skall vår nya fakturamall användas. Läs om hur ni hanterar fakturamallar här »

Inställningar i TimeWave

  1. Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet → fliken Fakturering
    Aktivera OCR-hantering i kryssrutan vid Standardvärden
    Välj 21 Grams-alternativet vid E-faktura leverantör
  2. Mitt TimeWave → Inställningar → Företaget → FUI
    Ange FUI-nummer OBS! FUI-nummer bör anges med 9-11 siffror, inga bokstäver. Saknas FUI-nummer ges varning vid fakturaunderlag (röd text, samt ”Saknar giltigt FUI nummer). Faktura kan ej skapas i detta läge.
  3. Kund → Redigering av kunduppgifter
    Lägg till personnummer
    Välj Betalsätt E-faktura (21 Grams)
    Välj Bank enligt den bank kunden angivit

Skapa och skicka E-faktura

Vid skapande av en bankoberoende E-faktura gäller samma flöde som för övrig fakturering fram till dess att fakturan skapas på sidan ”Att fakturera”.

När fakturan är skapad visas informationstexten ”X st fakturor lagts i kö för E-faktura_21 Grams”.

Fakturorna har då per automatik skickats vidare till 21 Grams där vidarehantering görs, dvs E-fakturor laddas upp hos kundernas respektive bank. Ifall en E-faktura av olika anledningar inte kan laddas upp hos kundens Internetbank ändras fakturan till och skickas som en E-printfaktura.

Även en händelse skapas vid skickande-tillfället (ej vid skapandet) och innehåller uppgift om skapandedatum, skapandetid, skapad av samt fakturatyp och antal fakturor i filen. På sidan Fakturor får fakturan status ”Skickad” som vanligt, när fakturan är skapad och ligger i kö för att skickas. E-fakturor skickas iväg till 21 Grams tre gånger per dygn.

(Juni 2018)