Med fakturamallshanteringen kan flera olika fakturamallar skapas utifrån behov. Bland annat kan en BG-talong infogas, kolumner kan tas bort eller tilläggas och summeringsrutan kan färgsättas. En fakturamall kopplas till kund i kundkortet samt kan uppdateras under Verksamhetsinställningar och laddas om i hämtade fakturaunderlag på sidan Att fakturera. Detta ger Er ökade möjligheter till att skräddarsy era fakturamallar samt välja olika fakturamallar för olika kunder/kundtyper.

Inställningar

Skapande och redigering av mallen sker i Mitt TimeWave -> Verksamhet -> Fakturamallar. Skapa en ny fakturamall genom att klicka på ”+ Ny fakturamall”, redigera en befintlig fakturamall genom att klicka på redigeringspennan vid fakturamallen samt förhandsgranska mallen genom att klicka på namnet på fakturamallen. Här visas exempeldata i fakturamalls-PDF:en.

OCR-hantering (som krävs för BG-talongen) samt visning av affärssystemleverantör väljs i fliken ”Fakturering” under Mitt TimeWave -> Inställningar -> Systemet.

En fakturamall kopplas sedan till kund i kundkortet via redigeringspennan i symbolmenyn uppe till höger på sidan. Har en inställning valts i mallen men informationen inte finns ifylld i kundkortet så visas rubriken utan innehåll.

Ifall OCR-funktionen avaktiverats så tas visning av OCR samt BG-talong och inläsningsrad automatiskt bort även om dessa är valda i mallen.

 

Redigering

Mallen kan redigeras när som helst. Redigeringen appliceras direkt på mallen och därmed omgående hos de kunder som har den aktuella mallen vald i sitt kundkort. Finns det hämtade fakturaunderlag på kunden på sidan Att fakturera så kommer dessa att behålla den tidigare mallens inställningar om inte fakturan laddas om m.h.a. funktionen ”Ladda om fakturainformation” (knappen med de cirkulerande pilarna) vid fakturaunderlaget. Här kan även Kundnamn, Fakturaadress (även c/o), Betalsätt, Betalningsvillkor och Vår referens laddas om i fakturaunderlaget. Notera även att externa fakturaanteckningar kan skapas i ett fakturaunderlag, med specifik information för aktuell faktura. Max 3 externa fakturaanteckningar visas på fakturor.

OBS! Ifall OCR är valt i Systeminställningar men BG-talong har ej valts på aktuell fakturamall så kommer endast kodraden från talongen att visas nederst på fakturan för inläsning med mobiltelefon.

 

Byta mall på flera kunder samtidigt

På sidan Kund finns en knapp för ”Byt fakturamall”. Markera de kunder som ska få ny mall i kryssrutorna till vänster och klicka därefter på ”Byt fakturamall”. En popupruta öppnas där mall väljs från en scrollista.

 

Övrig information

• Totalsumman i summeringsrutan bör som mest innehålla 6 siffror + 2 decimaler, detta p.g.a att överskrivning görs av rubriken. Problem uppstår även med inläsningsraden då beloppet skrivs över ”#”-symbolen vid fler siffror än 6+2 st decimaler.
• Observera att vid skapande av E-postfakturor skapar inte längre en PDF-faktura per automatik. Denna kan dock skapas manuellt från Fakturor-sidan eller från ekonomifliken på kunden.
• Vid skapande av direktfaktura finns inget kostnadsställe att hämta, därmed visas inget kostnadsställe på direktfaktura även om raderna kommer från en Arbetsorder med kostnadsställe. Detta ger även möjligheten att lägga in rader från flera olika kostnadsställen på samma faktura. Det går att välja kostnadsställe manuellt på fakturaunderlaget i redigeringsläget.