Innan fast månadspris med timbank introduceras mot kunder måste timbanken förberedas internt såväl som mot kunderna. Här följer några punkter som kan vara bra att fundera igenom innan man påbörjar fakturering via timbankstjänster.

Interna förberedelser

Förutom att ha beräknat timbanksvärde samt pris för samtliga timbankstjänser och lagt upp dessa i TimeWave måste man även ha tänkt igenom bl.a. nedan frågeställningar:

Kommunikation generellt

Hur kommuniceras timbanksfakturering generellt? Det är, troligtvis inte, nödvändigt att kommunicera specifikt timbankshantering och hur det fungerar mot kund. Ett förenklat alternativ är att kommunicera att man har fasta månadspriser och vid eventuell avbokning så har man dessa timmar tillgodo.

Avbokningar

Hur hanteras avbokningar? Medges bättre villkor gentemot kunden jämfört med traditionell fakturering?

Utnyttja sparade timmar

Om kunden har timmar sparade i sin timbank och vill utnyttja dessa för t.ex. ett extra städtillfälle, en fönsterputs, eller något annat. Vilka tjänster skall kunden då kunna välja mellan? Tänk på att den automatiska timbankshanteringen alltid räknar timme mot timme. Har en kund har ställt in en Hemstäd (á 320 kr per timme) och har två timmar i sin timbank och vill utnyttja dessa timmar för Fönsterputs (á 390 kr per timme) går detta utmärkt, dock tar inte den automatiska hanteringen någon hänsyn till att Fönsterputs har ett högre timpris.

Spara timmar

Regler för hur många timmar som kan sparas och hur länge. Regler rörande vad som händer med innestående timmar vid avslutat abonnemang.

Visa timmar i timbank

Vid timpottstjänster kan, om så önskas, aktuellt timbankssaldo skrivas ut på fakturan. Vid automatisk timbank ligger i princip alltid kunden lite plus eller lite minus även om kunden inte avbokat eller haft andra avvikelser. Detta kan eventuellt uppfattas som lite förvirrande för kund.

Första fakturaperiod

Om en kund erhåller sitt första tillfälle i slutet av en faktureringsperiod kommer detta vid fakturering leda till att kunden får den fulla månadskostnaden samt tillförs tjänstens fulla timpottsvärde. Då kunden erhållit fullt timpottsvärde men enbart nyttjat en del av timmarna kommer detta leda till att kunden efter första faktureringstillfället kan få ett onormalt högt timpottssaldo. Detta kan hanteras genom att antingen enbart medge uppstart i början av en fakturaperiod, alternativt att, om kunden skall erhålla ett enstaka uppdrag i slutet av en fakturaperiod, så kan detta tillfälle faktureras genom vanlig kr/timme-faktuering och först i påföljande fakturaperiod påbörjas utförande av timpottstjänster.

Sommaruppehåll

Om kunden enligt planering skall erhålla fyra städtillfällen under juli månad (fakturaperiod) och avbokar tre tillfällen kommer kunden att erhålla faktura samt fullt timpotsvärde men enbart fyra utförda timmar kommer att dras av. Precis som i exemplet ovan kommer alltså kunden att erhålla ett onormalt stor timpottssaldo efter faktureringen. Om kunden avbokar alla fyra tillfällen under juli (fakturaperioden) så kommer ingen faktura att skapas och timpotten kommer då bli oförändrad.

Kommunikation mot kund

Det är även viktigt att kommunicera till kunderna vilken nytta de har av ett fast månadspris. Vilka dessa fördelar är och hur ni lyfter dessa mot kund kan variera men några exempel på fördelar med fast månadspris kan vara:

• Fast kostnad varje månad, inga överraskningar.
• Mindre ”strul” med fakturorna, alltid samma belopp.
• Ett lägre timpris jämfört med att välja en samlad månadsfaktura baserad på utfört antal timmar. Här är det givetvis viktigt att även i sin prissättning kunna påvisa denna skillnad.
• Man kan medge senare avbokningar utan att kunden påförs kostnad.
• Flexibilitet, utnyttja innestående tid till andra tjänster eller byt inplanerad hemstäd mot annan tjänst.
• Trygga och bra villkor för de anställda är en självklarhet. Timbanken underlättar för seriösa arbetsgivare då det underlättar planeringen i en i övrigt mycket svårplacerad verksamhet med små marginaler.

Vidare kan kunden eventuellt behöva informeras om:

• Förklaring av timbanken med ett räkneexempel.
• Regler för hur många timmar som kan sparas och hur länge.
• Vilka tjänster de kan utnyttja om de har timmar tillgodo i sin timbank.
• Regler för bokning av extra-tjänster mot timbank. Skall dessa alltid bokas minst en, eller två veckor i förväg? Att ha regler för detta kan vara bra så att alla med timmar tillgod vill utnyttja dessa till storstädning innan jul.

Notera att ni som användare av timbanksfunktion ansvarar ni för att användandet är i enlighet med gällande skatteregler. Vid behov kontakta Skatteverket.

Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning rörande Timbank (Dnr: 131 107797-15/111) så är timbanksfakturering ej att betrakta som förskottsbetalning utan som att tjänsten utförs med ett varierande timpris. Förskottsfakturering är ej tillåtet, och sålunda får man ej fakturera en månadskostnad med rutavdrag om inga städtillfällen utförts under fakturaperioden.

Läs mer här »

(v. 2.4.7)