Följande logik används i löne- och schemafilen, bland annat för att få färre rader i Hogias lönespecar.

1a. Hantering av tidkoder  – Timanställda

Lönefil – tidkoder (från löneradernas tjänster) slås samman om det inte finns annan timkod emellan och anges som en sammanhängande period.

Schemafil – löneraderna som skapats från bokningarna i Timewave, inklusive frånvarobokningar, anges med tid och datum som schemalagd tid och bildar sedan ”schemat” i Hogia.

Exempel
En anställd skulle ha jobbat den

• 11/11 kl 9-13
• 12/11 kl 8-12
• 15/11 kl 12-17

men är sjuk hela denna period

• Den anställde anges som sjuk i TimeWave den 11, 12 och 15 november med de tider som denne borde ha jobbat. Inga bokningar finns däremellan.

• I lönefilen kommer då anges sjukdom från den 11/11 kl 9:00 till den 15/11 kl 17:00 eftersom filen känner av att det inte finns någon annan tidkod däremellan. På så vis blir det bara en lönerad i lönespecen.

• I schemafilen anges schemalagd tid den 11:e, 12:e och den 15:e med exakta tiderna. Schemafilen anger alltså hur den anställde borde jobbat.

 

1b. Hantering av tidkoder – Månadsanställda

Lönefil – timanställdas tidkoder slås samman för sammanhängande datum samt samma start- och sluttid och om det inte finns annan timkod emellan.

Lönefilens logik är optimerad med tanke på att ingen schemafil skickas för månadsanställda (de har fasta scheman inlagda i Hogia) utan ni som företag arbetar bara med avvikelser som skickas med lönefilen.

Vill ni skicka en schemafil även för månadsanställda arbetar den med följande logik:

Schemafil – löneraderna som skapats från bokningarna i Timewave, inklusive frånvarobokningar, anges med tid och datum som schemalagd tid och bildar sedan ”schemat” i Hogia.

Exempel
En anställd är sjuk:

• 11/11 kl 8:00-16:00 (8 timmar)
• 12/11 kl 8:00-16:00
• 15/11 kl 8:00-16:00

• Den anställde anges som sjuk i TimeWave den 11, 12 och 15 november med de tider som denne borde ha jobbat.

• I lönefilen kommer då anges sjukdom från den 11/11 kl 8:00 till den 12/11 kl 16:00  samt den 15/11 kl 8:00-16:00

• Väljer ni att skicka en schemafil även för månadsanställda kommer den innehålla schemalagd tid den 11:e, 12:e och den 15:e med exakta tiderna. (Arbetad tid i övrigt måste då också anges precis som för timanställda så det blir ett korrekt schema.)

 

Närvaro tidkod 10
I lönefilen är närvaro tidkod 10 inlagd som arbete för hela månaden.

Schemafilen avgör när den anställde har arbetat. Skickas ingen schemafil måste det finnas ett upplagt schema i Hogia.

Inga klockslag från tidkod 10 tas med i lönefilen. Schemafilen tar däremot med exakta klockslag (24:00 fungerar inte i Hogia så dessa tider görs automatiskt om till 23:59)

 

00:00-00:00 bokningar

Schemafil – 00:00-00:00 bokningar tas inte med i filen.

Lönefil –      00:00-00:00 bokningar översätts till heldag för sjukdom i Hogia (kontrollera utfall Hogia)

 

Export från TimeWave till Hogia

I nedan bild visas vilka uppgifter från Anställdkortet i TimeWave som följer med i de olika Hogia-exportfilerna.

Implementation

Innan ni börjar skicka skarpa filer till Hogia testa era scenarier och analysera utfall i Hogia. Bestäm därefter ert arbetssätt i TimeWave för att uppnå det ni vill i Hogia.