Kategorier och tjänster skapas och hanteras under Mitt TimeWave (  ) » Verksamhet.

Kategorier

För att gruppera tjänster och göra tjänsteutbudet mer överskådligt används kategorier. Kategorierna kan liknas vid bokhyllor där man sedan sorterar in sina tjänster på rätt plats.

Till skillnad mot tjänster (som t.ex. slår direkt mot fakturor) så styr inte kategorier något i systemet. Dock kan man med hjälp av kategorier sortera och filtrera på olika vis i systemet och även fakturera utifrån en vald kategori. Kategorierna kan även tilldelas olika färger som även visas i Schemat. Beskrivningsrad för kategori används enbart internt.

Tjänster

Skapa tjänster som ska kunna väljas i en arbetsorder, även sådana som räknas som underrader (material skapas dock skilt, se nedan). Konto används för redovisning i fakturajournaler samt för statistik. Pris och prisenhet väljs här, dock kan ett specifikt pris för en kund anges i arbetsordern. Här kan det även skapas tjänster som inte påverkar fakturor men som schemaläggs, t.ex. anställdas semester, frånvaro m.m.

• Namn – namnge tjänsten, t.ex. ”Hemstäd varannan vecka”. Tänk på att det är detta namn som sedan skrivs ut på faktura!
• Beskrivning – för eventuell ytterligare beskrivning av tjänsten, för internt bruk. Syns inte på fakturan.
• Kategori – välj lämplig kategori, t.ex. ”Hemstäd”.
• Tjänstetyp – välj vilket/vilka underlag tjänsten ska generera:

Faktura och löneunderlag = utförda bokningar ger underlag för både kundfaktura och löneunderlag
Faktura = utförda bokningar ger endast fakturaunderlag
Löneunderlag = utförda bokningar ger endast löneunderlag, t.ex. kontorsarbete
Frånvaro (ej faktura, ej lön) = genererar varken faktura- eller löneunderlag, t.ex. Ledig, Ej tillgänglig, Vab

• Debiteringstyp – inställningar för Debiteringstyp. Denna inställning är aktuell för sidan Resultat och tillvalet Anställdrapport. Det finns scenarier där man har en tjänst av typen ”Löneunderlag”, d.v.s. en tjänst som ej genererar underlag för fakturering och därmed ingen intäkt. Dock kan det vara så att man tar betalt för denna tjänst på något annat sätt och därför vill att tiden skall klassas som Debiterbar.
  • Exempel: En företagskund faktureras med en fast kostnad på 10 000 kr/månad, detta oavsett arbetsåtgång. Arbetsordern läggs upp med en AO-rad med tjänst som återkommer en gång per månad och då ger underlag för fakturering. Till denna rad kopplas ingen anställd. Städ skall dock utföras hos kunden varje måndag 08-00 – 16.00. För detta läggs en ytterligare AO-rad med en tjänst som ej påverkar faktura, d.v.s. en AO-rad som enbart styr personalen, men inte generera fakturaunderlag. I detta fall kan man tänka sig att tjänsten som styr personal till kund varje månad skall klassas som ”Debiterbar” då man erhåller en intäkt för denna tjänst via en annan tjänst.
• Konto – välj bokföringskonto för tjänsten, s.k. 30-konto (se företagets kontoplan). Konton skapas i verksamhetsinställningar, se nedan.
• Visa på faktura – förval ifall tjänsten ska visas på fakturan eller ej (gäller tjänster som används som underrader). Kan ändras i arbetsordern.
• Valbar i Mobile – detta alternativ visas enbart för tjänster med Tjänstetyp Frånvaro eller Löneunderlag. Om ”Valbar i Mobile” sätts till ”Ja” kan anställda via ”Ny bokning/frånvaro” i sina mobila inlogg lägga in egna bokningar av aktuell tjänst.
• Timpottstjänst – väljs för abonnemangstjänster (kr/mån). När en kund faktureras för en timpottstjänst beräknas kundens timpott automatiskt och loggas på kundkortet. Notera att timpottshantering skiljer sig från ordinarie fakturering på ett flertal sätt. För mer information om timpott ta del av vår timpottsguide under ”Guider” i menyn.
• Enhet – välj mellan grundenheterna kr/styck, kr/timme och kr/faktura. Det går även att skapa egna enheter utifrån dessa grundenheter, exempelvis kr/kilometer, kr/kvadratmeter och kr/månad, se nedan. Läs mera om hur de olika prisenheterna påverkar fakturautfallet under ”Kom igång med TimeWave” » ”Fakturafall”.
• Pris – pris för tjänst anges i kr exklusive moms. När tjänsten kopplas till en arbetsorder hämtas detta pris, det kan dock alltid därefter ändras för en individuell arbetsorder.
• Min.pris – ange minimisumma för tjänsten. Valfritt alternativ. Kan ändras i arbetsordern.
• Momssats – välj mellan 0%, 6%, 12% och 25%. Momsen läggs automatiskt till på fakturan och i arbetsordern.
• Avdragsgill – välj ifall tjänsten innefattar RUT- respektive ROT-avdrag. Vid val av RUT eller ROT får även rätt undergrupp väljas. RUT och ROT regleras automatiskt på fakturan. Får kunden slut på RUT-avdraget under årets lopp hanteras detta via inställning på kundkortet, för vidare hantering se aktuellt hjälpavsnitt.
• Intervall – förval ifall tjänsten är av återkommande karaktär, exempelvis 1 gång/vecka varpå intervall blir förvalt i arbetsorder. Kan även väljas/ändras i arbetsordern. För enstaka tjänst väljs inget intervall.
• Timpottsvärde – vid valet ”Ja” på Timpottstjänst anges tjänstens värde av timpotten i antal timmar. Notera att timpottshantering skiljer sig från ordinarie fakturering på ett flertal sätt. För mer information om timpott ta del av aktuellt hjälpavsnitt.

Läs mer om TimeWave Affärssystem för städ- och tjänsteföretag »

(v. 2.4.7)