Kundkort – ny kund

Nedan följer en kortare beskrivning över Kundkort. För mer fördjupad information kring vissa ingående delar (som t.ex. Rut-hantering och Anteckningar) se respektive huvud-hjälpavsnitt.

Lägg till ny kund

1. På sidan ”Kund” i huvudmenyn, klicka på ”Ny kund” högst upp till vänster på sidan.
2. Fyll i nödvändig information på kundkortet.
3. För att tilldela kund en korrekt position på kartan klicka på positionssymbolen ( posotionssymbol ) under kartan.
4. Klicka på ”spara” längst ned på sidan!
5. Det går att när som helst gå tillbaka till kundkortet och redigera uppgifter via redigeringssymbolen ( redingeringspenna ) i symbolmenyn högst upp till höger på sidan.

Observera att giltigt personnummer och e-postadress krävs för att kunna skapa underlag för skattereduktion, skicka e-postfakturor m.m.

Skattereduktion

I redigeringsläget av ett kundkort finns det under rubriken Betalning->Skattereduktion olika inställningar för RUT-/ROT-avdrag:

”Avdrag: Ja”
Kunden erhåller skatteavdrag på fakturan.

”Avdrag: Nej, slut”

Kunden erhåller inte skatteavdrag på fakturan under innevarande år, oavsett om det är en RUT- eller ROT-tjänst som faktureras. Vid nytt kalenderår erhåller kunden per automatik igen status ”Avdrag: Ja”.

”Avdrag: Nej, aldrig”
Kunden erhåller inte skattereduktion till dess värdet ändras manuellt.

Leverans- och fakturaadresser

En adress läggs till för kunden via symbolen ”Ny adress” ( Ny adress ) och i kundkortet väljs sedan om adressen som förval i nya arbetsordrar är kundens leveransadress ( Leveransadress ) eller fakturaadress ( Fakturaadress ). En kund kan kopplas till fler än två adresser men i kundkortets förval för arbetsordern väljs alltid en adress som leveransadress och en adress som fakturaadress. Förvalet i kundkortet utgör även adressuppgifterna för direktfakturor som skapas för kunden.

Både leverans- och fakturaadressen kan ändras för en specifik arbetsorder vid skapande av arbetsordern. Observera att vid fakturering hämtas adressuppgifter från de aktuella arbetsordrarna, se därför till att uppdatera arbetsordrarna vid adressändring.

För att redigera en adress, välj den aktuella adressen som leveransadress och klicka på redigeringssymbolen i symbolmenyn högst upp till höger på kundkortet.

Visa uppdrag

För att se kundens alla uppdrag, klicka på länken ”Visa uppdrag” högst upp till vänster på kundkortet under namnet. Anpassa sökning av datumperiod m.m. via Avancerad sökning (förstoringsglaset i övre högra hörnet) i Uppdragslistan.

Kundstatus

Välj högst upp till vänster i kundkortet om en kund ska ha status Aktiv, Inaktiv, Prospekt eller Borttagen. Dessa är val som enbart används för sök och sortering i systemet utan annan praktisk funktion.

Nycklar

På kundkortet under fliken ”Nycklar” läggs in kundens nyckelnummer. Denna information kan anställda se i bokningar ifall detta är valt i Mitt TimeWave->Inställningar->Systemet->Anställd inlogg. En förteckning över alla kunder med nyckelnummer visas på sidan ”Nycklar” under ”Kunder” i huvudmenyn.

Ekonomi

I fliken ”Ekonomi” på kundkortet listas kundens alla fakturor inklusive information om bl.a. fakturadatum, förfallodatum, fakturabelopp och betalstatus. Via fakturanumret kan fakturorna öppnas och granskas. Här kan det även skapas PDF:er av valda fakturor, alternativt kan fakturorna skickas direkt till kundens e-postadress. Klicka på länken ”Visa på sidan Fakturor” för att få en mer detaljerad överblick av kundens alla fakturor samt kunna exempelvis kreditera en faktura eller- skapa en påminnelse för en faktura.

Kontaktpersoner

Ifall kunden delar sin skattereduktion med en annan person i samma hushåll läggs denna in under fliken ”Kontaktpersoner” i kundkortet. Procentsats för avdrag anges och regleras då automatiskt mot huvudkunden vid RUT-/ROT-begäran. Övriga kontaktpersoner för kunden kan även skapas här. Kontaktpersonens uppgifter kan redigeras genom att klicka på redigeringssymbolen vid kontaktpersonens namn.

Ifall huvudkunden inte erhåller skatteavdrag utan det totala skatteavdragsbeloppet beviljas till kontaktpersonen bör huvudkunden ha skattereduktionsstatus ”Ja” och kontaktpersonens avdragsprocent vara 100%.

Arbetsordrar

I fliken ”Arbetsordrar” listas kundens alla arbetsordrar med information om bl.a. arbetsorderns leverans- och fakturaadress, arbetsorderstatus, innehållande tjänster samt länk till arbetsorder (klicka på arbetsordernumret) och till respektive uppdrag (”Visa uppdrag” längst till höger om den aktuella raden).

Anteckningar

Anteckningar rörande kunden kan göras av olika typer under fliken ”Anteckningar”. Admin-anteckningar syns endast för administratör i Uppdragspopuprutan under uppdragsbeskrivningen. Uppdragsanteckningar syns likt en Admin-anteckning men för både administratör och anställd i samband med kundens uppdrag. Ekonomianteckningar syns i samband med kundens fakturor på sidorna ”Att fakturera” och ”Fakturor”, men följer inte med i fakturan som kunden får. Alla skapade anteckningar kan redigeras genom att klicka på redigeringssymbolen vid den aktuella anteckningen. Anteckningar kan även märkas som viktiga vilket då kommer att markera anteckningen med ljusgul bakgrund. En anteckning kan stängas för att markeras som inaktuell eller raderas för att tas bort från hela systemet. Observera att stängda Ekonomi-anteckningar inte visas i samband med kundens fakturor.

Timpottslogg

I fliken ”Timpottslogg” visas kundens aktuella timpottstatus samt de ändringar som skett i timpotten vid fakturering. Timpotten kan även hanteras manuellt genom att klicka på symbolen ”Lägg till en timpottshändelse” ( ). Ifall en kunds timpott alltid önskas hanteras manuellt och därmed inaktivera systemets automatiska timpottshantering väljs detta i redigeringsläget av ett kundkort (klicka på redigeringssymbolen i symbolmenyn högst upp till höger i kundkortet) vid fältet ”Manuell timpott”.

 

(141118ua)