I Schemavyn visas bokningar skapade i arbetsordrar som har status ”Beställd”, ”Offert” och ”Under arbete” samt direktbokningar och bokningar som inte är fakturerbara (dvs. skapade direkt i Schemat utan koppling till varken kund eller arbetsorder).

Sålunda kan i schemat bokningar indikeras som inte med säkerhet skall utföras (arbetsorderstatus kan dock indikeras i aktuell bokning). För personal som loggar in i systemet med en anställd-behörighet (ej admin) så är bokningar kopplade till arbetsordrar med status ”Under arbete” och ”Offert” ej synliga.

Varje anställd som har status ”Aktiv” har en egen rad i Schemat där bokningarna som den anställde är kopplad till visas. Har ingen anställd kopplats till ett uppdrag läggs bokningen/bokningarna i Schemat i raden ”Utan anställd” varifrån den kan flyttas till önskad anställd.

I schemavyn kan bokningar/uppdrag redigeras och avbokas, anställda kopplas till bokningar samt direktbokningar skapas.

Under sidan ”Schema” i menypanelen finns flikarna ”Uppdragslista” och ”Bokningslista”. Dessa innehåller samma bokningsinformation som i Schemat men istället i listform. Mer om ”Uppdragslista” och ”Bokningslista” i respektive hjälpavsnitt.

Visa olika schemavyer

Grundvyn i Schemat är en veckovy som inleds från dagens datum. Lördagar och söndagar är gråmarkerade. I symbolmenyn högst upp till vänster på sidan kan schemavyn ändras till dagsvy (  ), veckovy (  ), månadsvy (  ) eller per återkommande bokningar (  ).

Som förval visas Schemat utifrån alla anställda men via Avancerad sökning (förstoringsglaset i menyn) går det även att visa Schemat t.ex. för en viss anställd, för ett visst område som anställda är kopplade till (i deras respektive anställd-kort) eller för en viss tjänst, samt startdatumet för Schemat kan ändras. För att endast visa bokningar som är kopplade till anställda, välj ”Med anställd” i fältet ”Anställd” i Avancerad sökning. Avbokade bokningar kan även väljas att visas (rödmarkerade) i Schemat.

Då ”Visa mer i rutor” (  ) är valt visas det i bokningsrutorna som i Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet  → Schema är valt, t.ex. bokningens tid, kund, arbetsordernummer och bokningens leveransadress. För att se en sammanfattning av Schemat, med endast information om bokningens tid, väljs ”Visa endast tid och status” (  ). Bokningarnas tjänstetyp och tjänstekategori visas alltid med färgmarkeringar, se nedan.

Någon/några av följande symboler visas i övre högra hörnet av en bokningsruta och indikerar bokningens typ, innehåll och status:

       – enstaka bokning

      – återkommande bokning

      – bokningen finns i ett fakturaunderlag/faktura (kan inte redigeras)

     – resurs kopplad till bokning

För att förstora schemavyn, zooma in skärmen genom att klicka på Ctrl + på tangentbordet ett önskat antal gånger. För att återgå till standardstorlek på skärmen, zooma ut genom att klicka på Ctrl – på tangentbordet tills skärmen återgått till sin normala storlek.

Färgmarkering i bokningsruta

För att lättare kunna skilja mellan olika tjänster i bokningarna som visas i Schemat har bokningsrutorna färgmarkerats enligt den tjänstetyp bokningen består av:

Avbokningar (rödmarkerade) kan visas i schemat väljas via Avancerad sökning (förstoringsglaset i övre högra hörnet).

Olika tjänstekategorier är markerade med en färg på vänstra kanten av en bokning som indikerar vilken kategori bokningens tjänst tillhör.

Ledig tid mellan bokningar

Ledig tid mellan bokningar kan väljas att visas i Schemat via Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet → Schema genom att klicka i ”Visa ledig tid mellan bokningar”. Detta visas då i Schemat med en ljusgrön rad mellan bokningarna med tid och antal timmar och minuter för den lediga tiden.

Överlappande bokningar

Överlappande bokningar kan väljas att visas i Schemat via Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet → Schema genom att klicka i ”Visa överlappande bokningar”. Detta visas då i Schemat med ett rött streck mellan bokningarna som överlappar.

          

Ledig tid respektive överlappande bokningar.

Koppla anställd till en bokning

Fördelning av anställd till en bokning kan göras på två olika sätt i Schemat.

Alt.1 För muspekaren över övre delen av den aktuella bokningsrutan och klicka på symbolen ”Visa uppdragsinformation” ( ). Klicka på redigeringssymbolen (  ) vid den aktuella bokningsraden (=aktuell anställd eller ”Utan anställd”) i popuprutan som framträder. Välj anställd i scrollistan vid fältet ”Anställd”. Klicka på ”Spara” och sedan på ”Spara ändringar” (OBS! Det är viktigt att klicka på både ”Spara” och på ”Spara ändringar” för att ändringarna sparas och visas i schemavyn).

Ifall uppdraget inte har en anställd kopplad till sig visas bokningsraden med texten ”Utan anställd”. Ifall uppdraget har en eller flera anställda kopplade till sig visas dessa i var sin bokningsrad och kan därmed bytas ut till ny anställd enligt beskrivningen ovan.

Alt. 2 Använd Mark&Move -funktionen genom att föra muspekaren över övre delen av den aktuella bokningsrutan och klicka på symbolen ”Markera för flytt” (  ). Medan bokningen är markerad (ljusgrå) flytta muspekaren till det ställe i Schemat dit bokningen ska flyttas och klicka i vald bokningsruta på pilsymbolen (  ) i övre vänstra hörnet. Bokningen intar därmed sin nya plats. Läs mera om Mark & Move i aktuellt hjälpavsnitt!

Lägg till uppdragsanteckning till en bokning

En uppdragsanteckning som syns vid bokningen i Schemat skapas genom att föra muspekaren över övre delen av den aktuella bokningsrutan och klicka på symbolen ”Ny uppdragsanteckning” (). En anteckning som markerats som viktig syns i Schemat med ett rött understreck. Uppdragsanteckningen redigeras genom att föra muspekaren över övre delen av bokningsrutan och klicka på symbolen ”Redigera uppdragsanteckning” (). Denna uppdragsanteckning syns under fliken ”Uppdrag” i popuprutan som framträder då man i Schemat, i Uppdragslistan och i Bokningslistan klickar på symbolen ”Visa uppdragsinformation”, ”Visa och redigera uppdragsinformation” eller ”Visa bokningsinformation”.

Redigera/avboka en bokning/uppdrag

Datum och tid kan ändras för en enskild bokning eller uppdrag i Schemat. För muspekaren över övre delen av den aktuella bokningsrutan och klicka på symbolen ”Visa uppdragsinformation” (  ). Klicka på redigeringssymbolen (  ) vid den aktuella bokningsraden (=aktuell anställd eller ”Utan anställd”) i popuprutan som framträder.

Ifall flera anställda är kopplade till uppdraget visas fältet ”Påverkar”. Här väljs ifall ändringen påverkar endast denna anställdas bokning eller hela uppdraget som bokningen ingår i, dvs. alla anställda som är kopplade till uppdraget. Klicka på ”Spara” och sedan på ”Spara ändringar” (OBS! Det är viktigt att klicka på både ”Spara” och på ”Spara ändringar” för att ändringarna sparas och visas i schemavyn).

En enskild bokning kan avbokas i Schemat genom att föra muspekaren över övre delen av den aktuella bokningsrutan och klicka på symbolen ”Avboka” (  ).

Avbokade bokningar

Avbokade bokningar visas genom att via Avancerad sökning (förstoringsglaset i övre högra hörnet) kryssa i ”Visa även avbokade”. Avbokade bokningar visas då rödmarkerade. För att ”boka på” dvs. ångra en avbokning för muspekaren över den aktuella bokningen och klicka på ”Boka på bokning” (  ) i symbolmenyn som framträder.

Redigerade bokningar

En redigerad bokning innebär att bokningen någon gång har blivit ändrad, t.ex. gällande tid, datum eller anställd och systemet därmed sparar ändringen så att bokningsmotorn tar hänsyn till ändringen vid uträkningen av framtida bokningar. Då det gjorts en aktiv ändring av en bokning visas alla redigeringar av bokningen i popuprutan av den aktuella bokningen.

Ännu inte TimeWave-kund? Läs mer om TimeWave & schemaläggning »