Timbank i korthet

Den stora fördelen med automatisk timpottshantering (även kallat timbank) är att det medger ett jämnare och mer lättprognosticerat likviditetsflöde samtidigt som det ger kunden en fast kostnad varje månad.

Automatisk timpottshantering fungerar, i korta ordalag, så att en kund varje månad betalar ett fast belopp. Detta belopp är värt ett specifikt antal timmar. Vid fakturering erhåller kunden det antal timmar tjänsten är värd minus det antal timmar som utförts hos kunden sedan förra faktureringstillfället. Differensen (nettot) tillförs kundens timpott. Om kunden en månad erhållit mindre timmar än planerat kommer kundens timpottssaldo att öka. Har kunden erhållit fler timmar än planerat kommer timpottssaldot att minska.

Automatisk timpottsfakturering

Funktion

Via timpottstjänster justeras aktuell kunds timbank automatiskt vid fakturering genom att tjänstens timvärde minus antalet utförda timmar sedan förra faktureringstillfället tillförs timbanken. Exempeltjänst i denna manual är ”Hemstäd varje vecka 4 h” som är satt med ett timvärde på 17,3. Tjänsten kostar efter rut 3 287 kr/månad. Nedan ses bokningar under tre månader för kund som köpt denna tjänst.

Bild 1: Schemalagda bokningar hos kund med tjänsten ”Hemstäd varje vecka 4 h” värd 17,3 h.

Nedan kan resultatet av faktureringen och förändringen av kundens timpottssaldo utifrån Bild 1 följas. Som framgår erhåller kunden 5 städtillfällen under januari, 4 under februari och enbart 3 städtillfällen under mars.

Inställningar/Tjänster

För att använda sig av den inbyggda timbanken läggs en tjänst upp med tjänstetypen ”Faktura och löne-underlag” (eller enbart ”Faktura”), enhet ”Kr/månad”, ”Timpott – ja” och tilldelas ett ”Timpottsvärde”. I exemplet i bilden nedan ser vi exempeltjänsten hur exempeltjänsten ”Hemstäd varje vecka 4 h” läggs upp i TimeWave.

Bild 2: Exempel på upplägg av timpottstjänst.

Att beräkna en timpottstjänsts timpottvärde

För att beräkna timpottsvärdet kan man göra på följande sätt:

1. ta antalet timmar som normalt skall utföras under en fyraveckorsperiod,
2. multiplicera summan med 13 (då ett år omfattar 13 fyraveckorsperioder) samt,
3. dividerat resultatet med 12 (antalet månader på ett år).

Beräkningsexempel ”Hemstäd varje vecka 2 h”:

• Denna tjänst utförs normalt 8 timmar under en fyra veckorsperiod (2 x 4).
• Under ett år utförs 104 timmar (8 x 13).
• Per månad utförs i genomsnitt 8,67 timmar (104 / 12).
• Sålunda skall tjänsten erhålla ett timpottsvärde på 8,67 timmar.

Beräkningsexempel ”Hemstäd varannan vecka 3 h”:

• Denna tjänst utförs normalt 6 timmar under en fyra veckorsperiod (3 x 2).
• Under ett år utförs 78 timmar (6 x 13).
• Per månad utförs i genomsnitt 6,5 timmar (78 / 12).
• Sålunda skall tjänsten erhålla ett timpottsvärde på 6,5 timmar

Att skapa arbetsorder med timpottstjänst

Timpottstjänster skiljer sig inte åt från andra typer av tjänster vad det gäller hantering av dessa i ao.

Schemaläggning och avbokningar

Tjänsten schemaläggs mot anställda på normalt vis. Ändringar och avbokningar hanteras även de enligt det normala förfarandet. Alla förändringar som t.ex. avbokning eller utökat bokningstillfälle regleras, som visats i exempel ovan, automatisk vid fakturering. Ingen manuell hantering av kundens timpottsaldo är nödvändigt.

Fakturering av timpottstjänst

Vid fakturering ligger fakturerbara bokningar som underlag för fakturering enligt den normala processen. För tjänster av typen kr/månad hämtas priset enbart en gång från varje arbetsorder i varje faktura. Detta görs första gången tjänsten listas som fakturarad, när tjänsten återkommer i övriga fakturarader erhålls pris 0 kr. I den preliminära fakturan under ”Att fakturera” så anges timpottsförändring samt timpottssaldot så som det kommer att te sig efter fakturering. Så snart man valt att ”Skapa faktura” är timpottsförändringen ett faktum och kan också då ses på kundkortet.

I ex. nedan har kunden erhållit ”Hemstäd varje vecka 4 h” vid fyra tillfällen, totalt 16 timmar. Då tjänsten är värd 17,3 timmar innebär detta att kundens timpottssaldo efter fakturering kommer att öka med 1,3 timmar.

 

Bild 3: Preliminär faktura med timpottstjänst

För att tillse att timpottsförändring och timpottssaldo visas på korrekt sätt måste rätt inställningar under ”Mitt TimeWave” → ”Systemet” → ”Fakturering” säkerställas.

Fakturering – minskning av timbank

Målet med en väl definierad timpottstjänst är att kundens timpottssaldo normal skall röra sig runt 0. Dock kan kunden erhålla ett positivt timpottssaldo, t.ex. som ett resultat av avbokningar. En kund kan då vilja köpa tjänster och ”betala” via sin timbank. Detta löses det genom följande tillvägagångssätt:

1. Skapa en Tjänst under Inställningar med:

• Tjänstetyp – ”Faktura och löneunderlag” eller ”Faktura”
• Enhet – Kr/mån
• Timpott – Ja
• Pris – 0 kr
• Timpottvärde (tim) = 0

T.ex. kan det läggas upp en generell tjänst som får beteckningen ”Avdrag via timbank” och man kan sedan använda sig av Beskrivningsraden för att tydliggöra ”städning” eller liknande.

2. Schemalägg tjänsten som vanligt.

3. Vid fakturering kommer det antal timmar som är utförda att dras av automatiskt från timbanken (inga timmar läggs till eftersom timvärdet = 0)

Observera, om man inte känner till att kunden vill dra från timbanken när man schemalägger tjänsten, är det bara att ta bort den aktuella fakturaraden (som kopierats från bokningen) efter att den bildats och istället göra en ”Ny fakturarad” med ovan tjänst.

Manuell timpottshanering

Timpott kan hanteras helt manuellt. Detta görs som regel undantagsvis och syftet kan t.ex. vara att av någon anledning kompensera en kund genom att ge denne några timmar till godo.

Den manuella timpottsloggen hanteras på aktuellt kundkort under fliken ”Timpottslogg” och ändringar sparas manuellt. Den senast noterade timpotten är den som visas på nästkommande faktura till kunden (förutsätter korrekt inställning under Systemet à Fakturering à Timpott).

På aktuell kund under fliken Timpottslogg kan man enkelt lägga till, eller dra ifrån timmar från kundens timpott. Alla förändringar av timpotten kan sedan följas via timpottslogen.

Timbankslista – totalt saldo för alla kunder

Via ”Timbankslistan” (som återfinns under Kund i menyn) kan man se en summering av samtliga kunders timpottssaldo. Här kan man alltså vid varje givet tillfälle se om man totalt sett har en fordran eller en skuld.

Timbankslista, i ovan exempel har kunderna totalt 7,35 timmar till godo om ett totalt värde av 2 352 kr.

Ännu inte TimeWave-kund? Läs mer om TimeWave och Timbank här »

 (v. 2.4.7)