Guide till Bokningsassistenens admingränssnitt.

När ni ansluter er till Bokningsassistenten får ni tillgång till Bokahem-admin. I Bokahem-admin lägger ni in företagsuppgifter och företagsbeskrivning som sedan blir synliga för slutkund vid bokning av tjänst. I Bokningsmotor gör ni även en mängd inställningar som styr hur och när era lediga luckor blir bokningsbara på er hemsida. Följ nedanstående flöde för att konfigurera er Bokningsassistent. Vid behov kontaktar ni TimeWaves kundtjänst för att boka in ett onboardingmöte.

1. Företagsinformation

Under Företagsinformation i menyn uppe till höger i menyn anges grundläggande information om företaget, tjänster m.m.

Generella inställningar

Här anger ni bl.a era företagsuppgifter och om kunderna ska påminnas om kommande bokningar via sms. För att sms skall generas måste det styras via tjänsterna i TimeWave (se vidare under Tjänster).

Alla nya bokningar skapar nya Ärenden i TimeWave, men ni får även en kopia på kundens bekräftelsemail till den eller de e-postadress ni här anger vid "New booking notification emails".

Villkor

Här anger ni de generella villkor som gäller vid köp av tjänster via Bokningsassistenten. Dessa villkor presenteras för slutkunden och måste godkännas vid bokning.

Bekräftelseinformation

Här anger ni era företagsuppgifter. Dessa uppgifter kommer att återfinnas i det bekräftelsemail som skickas till kunden vid bokning.

Bokahem-information

Dessa fält behöver inte fyllas i.

2. Områden

Under ”Område” bestämmer ni i vilka områden era tjänster ska vara bokningsbara. Ni skapar ett område genom lägga till de postorder i vilka ni är verksamma. När kunden bokar via Bokningsassistenten får kunden ange sin adress. Bokningsassistenten kontrollerar då om angivet postnummer återfinns i någon av de postorter ni lagt till under ert Område. Om postnumret inte finns i ert område får kunden besked om att ni tyvärr inte utför tjänster där kunden bor.

Redigering av området "Uppsala".


För att skapa ett område:

1. Klicka på ”Skapa” uppe till höger,
2. Namn: Ange ett beskrivande geografiskt namn
3. Område: Områden i Bokahem-admin kan även kopplas till områden upplagda i TimeWave, detta är dock nödvändigt enbart om man har en verksamhet fördelat på olika områden i TimeWave, t.ex. olika städer. Om ni t.ex. har två områden i TimeWave, Uppsala och Stockholm, och till dessa har ni kopplat olika anställda i TimeWave så är det optimalt att även skapa två områden i Bokahem-admin, och välja att koppla dessa till motsvarande områden i TimeWave. På så vis säkerställs ett bättre urval av anställda då bokningar som i Bokningsassistenten kopplas till t.ex. området Uppsala enbart kan boka upp anställda som tillhör område Uppsala i TimeWave.
4. Resesätt: Väljs normalt inte per Område, utan sätts per tjänst (se vidare under Tjänster).
5. Kontorsadress: Behöver enbart anges om ni skapar flera olika områden med olika geografiska utgångspunkter, t.ex. om ni har lokalkontor i olika städer. Adressen används för restidsberäkning.
6. Klicka på spara!
7. När området är sparat klickar klickar ni på knappen "Lägg till orter". Välj därefter det län ni är verksamma i och klicka på "Lägg till orter". Samtliga orter är i valt län är nu tillagda, och ni kan därefter klicka på de postorter ni vill ta bort. När ni är nöjda klickar ni på spara nere till höger.
   
   Vill ni lägga till postorter från annat län väljer ni att på nytt redigera området och klickar på "Lägg till orter" och gör om processen med ett nytt län.

3. Schema

Under Schema anger ni era generella inställningar för när anställda kan bokas (veckodagar och ramtider) och hur restider skall beräknas.

Urval av anställda

Workareas (Områden)
Vid ”Ja” så inkluderas enbart anställda som är kopplade till ett område som omfattar slutkundens postnummer.

Om ”Nej” tas ingen hänsyn till de anställdas kopplingar till Områden. Koppling till områden kan man enbart ha om de områden ni tidigare skapat har kopplats till områden i TimeWave.

Services (Tjänster)
Vid ”Ja” krävs att anställda i TimeWave är kopplade till de specifika tjänster ni lagt upp för Bokningsassistenten i TimeWave. Genom att ha denna inställning aktiv, vilket vi rekommenderar, kan ni enkelt styra vilka anställda som ska vara bokningsbara via Bokningsassistenten.

Timlön- månadslön
Välj om ni vill att enbart timanställda, månadsanställda eller alla skall kunna bokas.

Urval av tider

Veckodagar:
Välj vilka veckodagar som skall vara bokningsbara via Bokningsassistenten. 

Start- och sluttid
Välj ramtider för när bokningar ska medges. Om en anställda inte har något tillgänglighet angiven i TimeWave utgår Bokningsassistenten från denna ramtid. 

Reseinställningar

Under reseinställningar anger ni hur lång den maximala restiden skall vara till den första kunden från hemmet eller kontoret (beroende på var den anställde har sin utgångspunkt). Här anger ni även den maximala restid som ni medger till närliggande kund, dvs restid mellan kunder.

Ni väljer här även om den anställde utgår från hemmet eller kontoret. Om anställda börjar arbeta 07:00 och utgår från hemmet, så räknar Bokningsassistenten att anställda kan befinna sig hos kund kl. 07:00. Om de anställda utgår från kontoret så kan de anställda befinna sig hos kunden först efter aktuell restid mellan kontor och kund. Om restiden är t.ex. 30 minuter så kan en anställd befinna sig hos första kunden först kl. 07:30.

4. Tjänster

Under Tjänster väljer ni vilka tjänster ni vill ska vara bokningsbara i Bokningsassistenten, sätter parametrar för tidsåtgång, pris och eventuella rabatter.

För att lägga till en bokningsbar tjänst:

1. klicka på "Lägg till tjänst" uppe till höger.

2. Välj villen tjänst ni vill lägga till och om ni vill kopiera inställningar från en tjänst ni tidigare lagt upp (som tidsberäkning, pris, beskrivningar m.m.). Kopierade inställningar kan senare redigeras.

3. Konfigurerar tjänster:

Tjänst status
Sätt tjänsten till Aktiv för att göra den bokningsbar.

TimeWave inställningar
Den tjänst som bokas i Bokningsassistenten ska kopplas till en av era tjänster i TimeWave, som ni tidigare lagt upp i TimeWave. Ni kan även koppla en tilläggstjänst som t.ex. Inställelseavgift eller Startavgift till tjänsten genom att under ”Inställelseavgift” välja aktuell avgift från TimeWave. Denna tilläggstjänst lägger sig i TimeWave som en separat ao-rad i samma arbetsorder som huvudtjänsten.

Tidkalkyl

Som vi nämnt ovan så läggs alla tjänster i TimeWave upp som ”Kr/st” med priset 0 kronor. Aktuella timpriser för dessa tjänster anges i Bokahemadmin. Vid bokning anger slutkunden antal kvadratmeter och presenteras sedan ett fast pris och fast antal timmar. T.ex. anger kunden att denne önskar enstaka Hemstäd av 120 kvadratmeter och får då ett förslag på ”hemstädning 4 timmar – 960 kr ink. Rut”.

För att kunna beräkna detta behöver vi för varje tjänst ni erbjuder veta ert timpris men även hur mycket tid som ni beräknar går åt för att städa en kvadratmeter. Som bas för beräkningen kan man även ange en bastid som läggs som grund innan tid per kvadratmeter läggs till. Det finns även möjlighet att ange en minimitid för varje tjänst.

Bastid läggs alltid till en bokning som grund (oavsett antal önskade kvadratmeter).
Mintid är den minimumtid som debiteras vid bokning.
Time per parameter är den tid som uppskattas gå åt för att städa en kvadratmeter.

Ekvationen för att räkna ut tidsåtgång blir: Bastid + Antal kvadratmeter x Tid per parameter

Exempel inställning Hemstädning:

Bastid: 30 minuter
Tid per kvadratmeter: 1,5 minuter
Pris per timme: 460 kr

Exempel utfall med kund som beställer hemstäd av 80 kvadratmeter:

Bastid 30 minuter + 80 kvadratmeter x 1,5 minuter = 150 minuter

Tiden avrundas alltid uppåt till närmaste halvtimme, i detta fall 3 timmar (180 minuter) och multipliceras med ert timpris. I detta fall kommer kunden erbjudas ”Hemstäd 3 timmar – 1 380 kr (ex Rut)”

Exempel utfall med kund som, beställer hemstäd av 120 kvadratmeter:

Bastid 30 minuter + 120 kvadratmeter x 1,5 minuter = 210 minuter

Tiden avrundas alltid uppåt till närmaste halvtimme, i detta fall 4 timmar (240 minuter) och multipliceras med ert timpris. I detta fall kommer kunden erbjudas ”Hemstäd 4 timmar – 1 840 kr (ex Rut)”.

Ni kan enkelt testa utfall och pröva er fram och ni kan även simulera olika utfall under Simulatorn (se nedan).
Minst antal anställda

Här kan ni för tjänsten ange hur många anställda som normalt skall utföra uppdragen. Ni kan alltid ange värde 1. Bokningsassistenten själv beräknar hur många anställda som behövs för ett uppdrag så även om ni angett 1 anställd, och kunden bokar en flyttstäd som tar 12 timmar kommer Bokningsassistenten automatiskt schemalägga två anställda på 6 timmar var. Det är normalt enbart nödvändigt att ange t.ex. 2 anställda om ni alltid arbetar i par på vald tjänst.

Priskalkyl
I TimeWave har ni lagt upp era tjänster med priset noll. Det är bokningsassistenten som först räknar ut hur lång tid ett uppdrag skall ta och sedan multiplicerar det med ert timpris. Därefter skickas aktuellt kr/styck-pris in i arbetsordern i TimeWave. Här anger ni ert timpris för tjänsten.

Under Priskalkyl kan ni även ange påslag i procent för obekväm arbetstid ((Kväll, Natt, Helg). 

Rabatter

Rabatter för specifika dagar, del av dag eller baserat på restid kan bestämmas under ”Rabatter”. Luckor med en rabatt kommer rankas högre för slutkunden, och ni kan alltså med hjälp av rabatter styra vilken typ av luckor ni vill prioritera i Bokningsassistenten.

1. Ange vilka veckodagar ni vill rabattera. Vill ni prioritera att släppa tider på t.ex. måndagar och tisdagar kan ni t.ex. sätta 5% rabatt på dessa dagar.
2. Fälten Reseavstånd och Reserabatt är sammankopplade och används för att rabattera en ny bokning som är nära en befintlig bokning (eller anställds hem/kontor). Ex: ”Reseavstånd: 10 kilometer” tillsammans med ”Reserabatt: 10%” kommer ge ett pris med 10% rabatt om avstånd till bokning är 10 kilometer eller mindre.
3. Under Morgon och Eftermiddag kan ni ange om ni vill rabattera bokningar under för- eller eftermiddag. Vill ni t.ex. prioritera att släppa tider på förmiddagar kan ni t.ex. sätta 5% i fältet ”Eftermiddag”. Vid Sluttiden för Morgon räknas fram till kl anger ni vilken tid som skall utgöra gräns mellan för- och eftermiddag. Om ni t.ex. sätter 16:00 så innebär det att alla bokningar som har sluttid 16:00 eller senare kommer att räknas som eftermiddagsbokningar.
4. Maximal rabatt anger högsta möjliga rabatt. Denna behövs då lediga tider kan erhålla en kombination av rabatter. T.ex. en ledig tid på måndag eftermiddag skulle kunna erhålla 5% rabatt för måndagsbokning, 5% rabatt för eftermiddagsbokning och 5% rabatt för kort avstånd till anslutande bokning vilket ger en total rabatt på 15%. Önskar ni aldrig ge mer än t.ex. 10% rabatt kan ni begränsa detta genom att ange 10 under ”Maximal rabatt”.

Restidskalkyl
Under Restidskalkyl anger ni om de anställda åker bil eller kommunalt till kunderna när tjänsten ska utföras. Vid kommunalt färdsätt beräknas restiden utifrån realtidstabeller från de olika trafikbolagen.

Synlighet och innehålI
Här anger ni texter som kommer att presenteras för kunden vid bokning som t.ex. vad kunden ansvarar för och vad ni ansvarar för. Här väljer ni även om beräknad tidsåtgång ska visas för kunden. Om "Nej" visas enbart starttid för uppdraget.

 

5. Timewave inställningar

 Under "TimeWave inställningar" anger vilka fakturamallar, faktureringsmetoder och betalningsvillkor som ska tilldelas nya kunderHär anger ni även om skapade arbetsordrar ska ha status Beställd eller Under arbete. Vi rekommenderar normalt att man väljer status Beställd.

Röda dagar kan ej anges i Bokaadmin. Dessa dagar hämtas från era inställningar i TimeWave, Mitt TimeWave (Huset) --> Röda dagar.

 

6. Simulator (Simulator)

Alla inställningar kan kontrolleras i Simulator som visar utfallet av era val, d.v.s. simulatorn visar vilka luckor som skulle hämtas från er TimeWave-domän och hur dessa skulle prioriteras i Bokningsassistenten.

Här kan ni testa utfall med nuvarande inställningar. Ni kan även direkt i simulator testa att justera samtliga inställningar och pröva utfall efter justering, faller dessa väl ut kan ni spara de nya inställningarna. Ni kan även vid behov direkt från simulatorn justera inställningar och kontrollera utfall efter justering.