Här finner du instruktioner för vilka förberedelser som behöver göras i TimeWave för att Bokningsassistenten ska kunna skapa korrekt bokningar.
1. Skapa tjänster i TimeWave
Ni väljer själva vilka tjänster ni vill ska vara bokningsbara via er Bokningsassistent. I ert admin-gränssnitt som ni får tillgång till när ni beställt tjänsten ska de bokningsbara tjänsterna i Bokningsassistenten kopplas till motsvarande tjänster i TimeWave.
Vi rekommenderar att man skapar specifika tjänster i TimeWave vilket ger god kontroll och enklare uppföljning. Vidare kan det vara en god idé att även placera dessa tjänster under en specifik tjänstekategori.
Exempel på specifika tjänster för Bokningsassitenten under kategorierna "BA - privat" och "BA - företag"
Samtliga tjänster i TimeWave skall vara av typen kr/styck med priset 0 kr. Priset för aktuell bokning kommer räknas ut av Bokningsassistenten och skickas in i aktuell arbetsorder automatiskt. Notera att ni ska skapa olika tjänster för olika intervaller. T.ex. ska ni skapa en tjänst för "Hemstäd varje vecka" där ni i tjänsten sätter intervallet återkommande: varje vecka, och en annan tjänst för "Hemstäd varannan vecka" där intervallet återkommande: varannan vecka.
Exempel på tjänst skapad för Bokningsassistenten.
De tjänster som idag kan bokas via Bokningsassistenten, och därmed kan behöva läggas upp i TimeWave är:
Privata tjänster
- Hemstädning - enstaka
- Hemstädning - varje vecka
- Hemstädning - varannan vecka
- Hemstädning - var fjärde vecka
- Flyttstädning
- Engångsstäd
- Hemstädsmöte
- Flyttstädning
- Fönsterputsning
Företagstjänster
- Kontorsstädning - varje vardag
- Kontorsstädning - varje vecka
- Kontorsstädning - enstaka
- Flyttstädning
2. Tillgänglighet & koppling till boka-tjänster
Alla anställda som skall vara bokningsbara via Bokningsassistenten måste i TimeWave ha en Tillgänglighet kopplad till sig via deras anställdkort.
Restid beräknas, för anställda som utgår från hemmet, utanför tillgängligheten (som förval). Det innebär att en anställd som börjar kl. 08:00 (tillgänglighetens start) kan få en bokning med start kl. 08:00. För anställda som utgår från kontoret så måste restiden omfattas av tillgängligheten vilket innebär att en anställd som börjar kl. 08:00 och har 30 minuters restid till kund kan då påbörja bokning först kl. 08:30.
För att anställda skall bli bokningsbara via Bokningsassistenten måste dessa även vara kopplade till de boka-tjänster ni skapat i er domän. Genom att det enbart är anställda som är kopplade till boka-tjänster som kan bli bokningsbara så kan ni enkelt utesluta anställda som ni inte vill ska kunna bokas via Bokahem.
Exempel anställd som kommer att bli bokningsbar måndag till torsdag 08:00 - 16:00 på tjänsterna Hemstäd varje vecka och Hemstäd varannan vecka.
3. Allergi-tagg
För att undvika att anställda som är allergiska mot pälsdjur blir bokade hos en kund som har hund eller katt måste ni skapa en särskild tagg i TimeWave. På så viss kommer inga luckor visas för anställda som är kopplade till denna tagg om kunden angivit att dom har hund eller katt i hemmet. Denna tagg kopplas sedan till de anställda som är allergiska.
4. Ärendehantering
Bekräftelse på att ni fått in en ny bokning via BokaHem får ni genom att ett nytt ärende och via e-post.
Ni väljer själva vilken ärendetyp dessa ärenden skall skapas med. Förslagsvis skapar ni en särskild ärendetyp för detta, t.ex. benämnd ”Ny bokning Bokahem”. Ärendetyper skapar ni under Mitt TimeWave (Huset) → Ärendehantering → Typer.