Här finner du instruktioner för vilka förberedelser som behöver göras i TimeWave för att Bokningsassistenten ska kunna skapa korrekt bokningar.
1. Skapa tjänster i TimeWave
Ni väljer själva vilka tjänster ni vill ska vara bokningsbara via er Bokningsassistent. I ert admin-gränssnitt som ni får tillgång till när ni beställt tjänsten ska de bokningsbara tjänsterna i Bokningsassistenten kopplas till motsvarande tjänster i TimeWave.
Vi rekommenderar att man skapar specifika tjänster i TimeWave vilket ger god kontroll och enklare uppföljning. Vidare kan det vara en god idé att även placera dessa tjänster under en specifik tjänstekategori.
Samtliga tjänster i TimeWave skall vara av typen kr/styck med priset 0 kr. Priset för aktuell bokning kommer räknas ut av Bokningsassistenten och skickas in i aktuell arbetsorder automatiskt. Notera att ni ska skapa olika tjänster för olika intervaller. T.ex. ska ni skapa en tjänst för "Hemstäd varje vecka" där ni i tjänsten sätter intervallet återkommande: varje vecka, och en annan tjänst för "Hemstäd varannan vecka" där intervallet återkommande: varannan vecka.
De tjänster som idag kan bokas via Bokningsassistenten, och därmed kan behöva läggas upp i TimeWave är:
Privata tjänster
Hemstädning - enstaka
Hemstädning - varje vecka
Hemstädning - varannan vecka
Hemstädning - var fjärde vecka
Flyttstädning
Engångsstäd
Hemstädsmöte
Flyttstädning
Fönsterputsning
Företagstjänster
Kontorsstädning - varje vardag
Kontorsstädning - varje vecka
Kontorsstädning - enstaka
Flyttstädning
Exempel på tjänst i TimeWave för "Hemstäd varje vecka"
2. Tillgänglighet & koppling till boka-tjänster
Alla anställda som skall vara bokningsbara via Bokningsassistenten måste ha en Tillgänglighet kopplad till sig via deras anställdkort.
Restid beräknas, för anställda som utgår från hemmet, utanför tillgängligheten (som förval). Det innebär att en anställd som börjar kl. 08:00 (tillgänglighetens start) kan få en bokning med start kl. 08:00. För anställda som utgår från kontoret så måste restiden omfattas av tillgängligheten vilket innebär att en anställd som börjar kl. 08:00 och har 30 minuters restid till kund kan då påbörja bokning först kl. 08:30.
För att anställda skall bli bokningsbara via Bokningsassistenten måste dessa även vara kopplade till de boka-tjänster ni skapat i er domän. Genom att det enbart är anställda som är kopplade till boka-tjänster som kan bli bokningsbara så kan ni enkelt utesluta anställda som ni inte vill ska kunna bokas via Bokahem.
Exempel anställd som kommer att bli bokningsbar måndag till torsdag 08:00 - 16:00 på tjänsterna Hemstäd varje vecka och Hemstäd varannan vecka.
3. Allergi-tagg
För att undvika att anställda som är allergiska mot pälsdjur blir bokade hos en kund som har hund eller katt måste ni skapa en särskild tagg i TimeWave. På så viss kommer inga luckor visas för anställda som är kopplade till denna tagg om kunden angivit att dom har hund eller katt i hemmet. Denna tagg kopplas sedan till de anställda som är allergiska.
4. Ärendehantering
Bekräftelse på att ni fått in en ny bokning via BokaHem får ni genom att ett nytt ärende (och även per e-post) skapas i er TimeWave-domän.
Ni väljer själva vilken ärendetyp dessa ärenden skall skapas med. Förslagsvis skapar ni en särskild ärendetyp för detta, t.ex. benämnd ”Ny bokning Bokahem”. Ärendetyper skapar ni under Mitt TimeWave ( 
) → Ärendehantering → Typer.
5. Tid och prisberäkning
Som vi nämnt ovan så läggs alla tjänster i TimeWave upp som ”Kr/st” med priset 0 kronor. Aktuella timpriser för dessa tjänster anges i Bokamotorn. Vid bokning anger slutkunden antal kvadratmeter och presenteras sedan ett fast pris och fast antal timmar. T.ex. anger kunden att denne önskar enstaka Hemstäd av 120 kvadratmeter och får då ett förslag på ”hemstädning 4 timmar – 960 kr ink. Rut”.
För att kunna beräkna detta behöver vi för varje tjänst ni erbjuder veta ert timpris men även hur mycket tid som ni beräknar går åt för att städa en kvadratmeter. Som bas för beräkningen kan man även ange en bastid som läggs som grund innan tid per kvadratmeter läggs till. Det finns även möjlighet att ange en minimitid för varje tjänst.
Exempel inställning Hemstädning:
Bastid: 30 minuter
Tid per kvadratmeter: 1,5 minuter
Pris per timme: 460 kr
Exempel utfall med kund som, beställer hemstäd av 80 kvadratmeter:
Bastid 30 minuter + 80 kvadratmeter x 1,5 minuter = 150 minuter
Tiden avrundas alltid uppåt till närmaste halvtimme, i detta fall 3 timmar (180 minuter) och multipliceras med ert timpris. I detta fall kommer kunden erbjudas ”Hemstäd 3 timmar – 1 380 kr (ex Rut)”
Exempel utfall med kund som, beställer hemstäd av 120 kvadratmeter:
Bastid 30 minuter + 120 kvadratmeter x 1,5 minuter = 210 minuter
Tiden avrundas alltid uppåt till närmaste halvtimme, i detta fall 4 timmar (240 minuter) och multipliceras med ert timpris. I detta fall kommer kunden erbjudas ”Hemstäd 4 timmar – 1 840 kr (ex Rut)”.
Använd gärna vårt excel-underlag som ni fick tillsammans med era inloggningsuppgifter till BokaHem-admin! Är det lurigt så hjälper vi gärna till!