Så här fungerar vår Fortnoxintegration

Beskrivning av vår Fortnoxintegration och vilka förberedelser som behöver göras i TimeWave.

Med vår Fortnox-integration överförs alla fakturor automatiskt till Fortnox vilket gör att kundreskontra hålls i samma system som bokföringen. Utifrån förutsättningar och verksamhet kan detta kan medföra fördelar som:

• Förenklad bokföring.
• Inget behov för ekonomipartner att arbeta i flera system.
• Minskad risk för handhavandefel som kan skapa differenser.

Övergripande flöde

• Fakturor skapas och skickas från TimeWave precis som idag. Alternativt kan fakturorna skickas från Fortnox.
• Fakturor överförs med löpande automatiskt till Fortnox där de återfinns med samma fakturanummer och övriga uppgifter som i TimeWave.
• Om RUT/ROT-tjänst fakturerats är fakturan i Fortnox automatiskt satt som HUS-faktura.
• Alla fakturor bokförs sedan av er (eller redovisningsbyrå) i Fortnox.
• Betalningar hämtas till Fortnox där ni har ert kundreskontra.
• RUT/ROT-hantering görs i Fortnox.

Notera

• Betalningar
  Inga betalningar förs över från Fortnox till TimeWave. Reskontra i TimeWave är ”dött” (dvs alla fakturor ligger i TimeWave med status ”Obetald”.
    Detta kan påverka slutkund om ni har Kundportal då slutkunden inte ser korrekt betalstatus på sina fakturor. I dessa fall kan betalstatus döljas i Kundportalen.
    Om ni hämtar betalningar via direkt bankkoppling ISO-filer (dvs inte koppling direkt mot Bankgirot) så finns möjlighet att skicka inkommande betalningar till både Fortnox och TimeWave. Vi har idag stöd för bankkoppling mot SEB, Nordea och Swedbank
• Krediteringar
  Görs som vanligt i TimeWave och överförs till Fortnox. I Fortnox är kreditfakturorna (rent tekniskt) manuellt skapade och man får då manuellt sätta debit- och kreditfakturorna som betalda med samma betaldatum.

• RUT/ROT hanteras i Fortnox. Innebärande att om kund ej ska ha RUT/ROT eller om RUT/ROT ska delas måste inställning för detta göras på kund i Fortnox.
  
  
• Fortnox har ingen möjlighet att ta emot Fastighetsbeteckning/BRF för ROT-fakturering. Om ROT-fakturor skapas måste dessa kompletteras i Fortnox med för kunden aktuellt Fastighetsbeteckning/BRF.
  
  
• Fortnox har ingen möjlighet att ta emot antal utförda timmar att rapportera till Skatteverket. Vid fakturering där fakturerade timmar motsvarar utförda timmar behövs dock ingen justering göras:
  
  
  

I övrigt kan de överförda fakturorna behöva kompletteras med Timmar att rapportera vid fasta priser. Läs mer om RUT/ROT-hantering och Fortnox här:
https://fortnox.helpjuice.com/sv_SE/husarbete/husarbete-faq

https://support.fortnox.se/produkthjalp/fakturering/skapa-husfaktura-rot-rut-och-gront-avdrag

Förberedelser

1. Beställ tjänsten Fortnox-koppling från TimeWave
I och med detta medges Sharespine åtkomst till er data via Api. Beställning görs på:
https://timewave.se/fortnox-koppling

Vid beställning anges önskat datum för produktionsstart. Detta kan korrigeras i efterhand och stäms alltid av med er innan produktionssättning.

2. Säkerställ att artikelregister i TimeWave återspeglas i Fortnox
Artikelregister i TimeWave måste avspeglas i Fortnox. Med andra ord, de tjänster som faktureras i TimeWave måste återfinnas i Fortnox. Artiklarna matchas med hjälp av artikelnummer. Artikelnummer måste alltså överensstämma mellan Fortnox och TimeWave.

 

3. Kundnummer
Kundnummer i Fortnox måste överensstämma med kundnummer i TimeWave. Om ni idag har kundregister i Fortnox där kundnummer inte stämmer överens med kundnummer i TimeWave måste kundnummer justeras i TimeWave. Detta måste göras innan överföring av fakturor påbörjas och arbetet måste beställas och utföras av oss. Har ni en ren Fortnoxinstallation (dvs utan kundregister) behöver ingen hänsyn tas till detta.

4. Integrationslicens i Fortnox
Säkerställ att ni har en integrationslicens i Fortnox (f.n. 99 kr/månad) som krävs för att integrera med oss. Detta är en licens som gäller generellt och medger integrationer mot alla Fortnox partners. Vid frågor om att aktivera integrationslicens vänligen kontakta Fortnox.

5. Aktivera integrationen via vår partner Sharespine gränssnitt.
När integrationslicensen är aktiverad i Fortnox kan integrationen aktiveras via vår partner Sharespines gränssnitt vilket av säkerhetsskäl görs av er.

6. Styr om betalningar mot Fortnox

Om ni idag har tjänsten BG-betalningar/ISO-koppling, dvs att betalningar till ert bankgiro läses in till TimeWave bör denna tjänst hanteras av Fortnox då ni framöver kommer ha ert kundreskontra där.

7. Säkerställ nödvändiga rutiner
Åtkomst till Fortnox
Samtliga fakturor återfinns i TimeWave, men reskontra (fakturornas betalstatus) återfinns i Fortnox. Därför kan personal behöva beredas tillgång till Fortnox för att kontrollera betalstatus eller besvara kundfrågor.

Rutiner för SKV
Säkerställ rutin för hantering av SKV i Fortnox. Dessa rutiner bör inbegripa rutiner för att i Fortnox skapa RUT/ROT-fil och uppdatera fakturor vid RUT/ROT-utbetalningar från Skatteverket. Om RUT/ROT ska sökas på kontaktperson eller delas med kontaktperson måste detta hanteras i Fortnox.

Nya tjänster
Säkerställ rutin för hantering av nya tjänster i TimeWave. Om ny tjänst läggs upp i TimeWave skall denna ha ett artikelnummer samt även återfinnas med samma artikelnummer i Fortnox med adekvata inställningar för RUT/ROT-hantering, moms, bokföring m.m.

 Frågor & svar

• Kan vi skapa fakturor direkt i Fortnox?
  Nej, lösningen bygger normalt på att alla fakturor skapas i TimeWave. Om ni manuellt skapar andra fakturor i Fortnox blir det avvikelser och krockar med fakturanummer. Vid behov kontakta oss.
• Överförs hela kundregistret till Fortnox?
  Nej, enbart de kunder som faktureras från TimeWave överförs.
• Vilken data överförs på kund?
  Kunder skapas upp i Fortnox med namn, personnummer, fakturerad adress och telefonnummer.
• Hur avgörs om en fakturerad kund är en ny kund som ska skapas upp i Fortnox?
  Kunder matchas på person- eller organisationsnummer. Om fakturerad kund har ett personnummer som återfinns på kund i Fortnox skapas ingen ny kund i Fortnox.
• Uppdateras kunduppgifter löpande?
  När en kund överförts till Fortnox vid fakturering så uppdateras kundkortet
• Hur ofta/när överförs fakturor?
  Fakturorna förs över var 15:e minut.
• Skall fakturor krediteras i TimeWave eller i Fortnox?
  Fakturor krediteras i TimeWave som vanligt. Om de krediteras i Fortnox så kommer fakturanummer att skapas på kreditfakturan i Fortnox. Då detta fakturanummer inte återfinns i TimeWave kommer fakturanummerserierna i oordning.
    Notera dock att Fortnox inte har någon möjlighet att automatiskt koppla den överförda fakturan till debetfakturan (originalfakturan). Lösningen är att när sätta kreditfakturan och debetfakturan som betalda på med samma betaldatum vilket gör att de bokföringstekniskt tar ut varandra.
• Varför måste timmar som ska rapporteras till SKV i vissa fall anges manuellt på varje överförd faktura?
  Tyvärr har inte Fortnox något stöd för att via sitt API ta emot denna typ av data. Vår förhoppning är Fortnox kommer att utveckla stöd för det så att vi kommer kunna öka graden av automation.
• Fortnox har inte som TimeWave kolumn för leveransdatum, kan dessa överföras till fakturor i Fortnox?
  Ja, leveransdatum på fakturaraderna överförs och läggs tillsammans med fakturaradsbeskrivning från TimeWave som en radkommentar.