Grundflödet och förslag på Rutiner & Processer

FÖRSLAG PÅ RUTINER & PROCESSER

Nedan följer en genomgång av rutiner och processer som, enligt vår erfarenhet, är bra att ha på plats för ett strukturerat och optimalt arbete i TimeWave. Utöver dessa kan givetvis, utifrån verksamhet, omfattning, affärsprocesser och annat, en stor mängd övriga rutiner och processer finnas.

1. Godkännandeprocess

Optimalt medges anställda tillgång till sina bokningar via TimeWave Mobile (1). Efter utförande (2) så godkänner de anställda sina uppdrag (3), de kan även skapa avvikelser om uppdragets tid avvikit från planerat. Efter anställdgodkännande så godkänns bokningar av administratör (4) där administratören enkelt kan se godkännande-status från anställda samt om en avvikelser blivit rapporterad.
För att generera fakturor (5) krävs att ingående uppdrag har admin-godkänts.

A. Låt anställda godkänna och tidrapportera sina bokningar

För en optimal process medges de anställda tillgång till sitt schema via mobilen, och kan i denna direkt efter utförda uppdrag godkänna utfört arbete.

Vi rekommenderar fasta rutiner för godkännande, t.ex. efter varje utfört arbets-pass, eller senast i slutet av arbetsdagen.

Poängtera för de anställda att ett godkännande (med eller utan avvikelse) innebär att;

• de skapar ett underlag för fakturering samt,
• att de tidrapporterar underlag för lön,
• att bekräftelse-SMS skickas till kund (om SMS är kopplat till uppdraget).

B. Administratörs-godkänn dagligen utförda bokningar

I och med att administratör godkänner bokningar så frisläpps dessa för faktu- rering och lön (enligt vår rekommendation, se nedan). Därför är det viktigt att det finns tydliga rutiner för detta för att bl.a. säkerställa en optimerad och korrekt faktureringsprocess.

Se till att ni har som rutin att under varje arbetsdag godkänna alla gårdagens bokningar.

Admin-godkännande sker under ”Tidrapportering”. Under ”Tidrapportering” samlas samtliga bokningar fram till idag som ej har admin-godkänts. Här ser ni tydligt om bokningen är godkänd av anställd och likaså om den anställde gjort någon avvikelse. På detta sätt går godkännandeprocessen fort och likaså om det finns frågetecken kring utförda bokningar kan aktuell anställd kontaktas direkt för att reda ut frågetecknen medan allt finns färskt i minnet.

Utförda bokningar kan även godkännas under ”Bokningslista” eller ”Uppdragslista”. Notera dock att man i sina sökningar av bokningar eller uppdrag då måste försäkra sig om att man inte missar utförda uppdrag.

I fliken ”Godkännande av uppdrag” i systeminställningar finns alternativet ”Om anställd godkänt UTAN ändring sätt automatiskt till admin godkänt”. Kryssa i denna och när anställda väl kommit igång med att godkänna bokningar dagligen, då visas under ”Tidrapportering” endast de bokningar som innehåller en avvikelse. Bokningarna som anställda godkänt utan att lägga till en avvikelse har automatiskt blivit satta som godkända av administratör och behöver inte ses över en gång till.

Om admingodkännande och fakturering hanteras av olika personer bör admingodkännande ha skett till en bestämd tidpunkt. På detta vis vet faktureringsansvarig att efter aktuell tid så är alla utförda bokningar  fakturerbara.

Ovan förfarande medger;

• att utförda bokningar löpande kontrolleras,
• att man löpande och direkt kan återkoppla till anställda som brister i att följa rutiner eller på annat sätt avviker från förväntat,
• att faktureringsansvarig efter tidpunkt för admingodkännande vet att det är fritt fram att fakturera.

C. Kräv ”Admin godkänd” av bokningar för fakturering och lön

I fliken ”Fakturering” i systeminställningar finns tre alternativ för ”Nivå för fakturering”. Väljer du ”Admin godkänd” här betyder det att alla bokningar som går att hämta till sidan ”Att fakturera” måste vara godkända av en administratör.

I fliken ”Anställd” i systeminställningar finns tre alternativ för ”Nivå för löneberedning”. Väljer ni ”Admin godkänd” här betyder det att alla bokningar som går att hämta till sidan ”Löneunderlag (Ny)” måste vara godkända av en administratör.

2. Uppdatera reskontra (koppla inkomna betalningar)

Bankgirobetalningar inkomna under natten bör godkännas dagligen. Alternativt, i avsaknad av tjänsten BG-betalningar, kontrolleras inkomna betalningar på bank för att sedan manuellt bockas av mot fakturor i TimeWave. Daglig upp-datering av reskontra medger snabbare utbetalning av begärda Rut- och rot-avdrag.

3. Begära SKV (ladda upp SKV-fil).

Detta bör göras, om inte dagligen så veckovis för att erhålla ett jämnt likviditets- flöde. Om kundreskontra (punkt 2 ovan) uppdateras dagligen kan det vara en god idé att omedelbart efteråt generera SKV-fil och ladda upp på Skatteverket för att minimera tid till utbetalning.

4. Hantera utbetalningar från SKV.

Skall ske löpande, förslagsvis minst en gång per vecka. SKV-studsar hanteras genom att överföra nekat belopp till kundfordran eller genom att överföra begärt belopp till kontaktperson.

5. Fakturera samtliga gårdagens enstaka uppdrag

Enstaka uppdrag bör av likviditetsskäl faktureras så fort praktiskt möjligt (d.v.s. dagligen efter fastslagen tidpunkt för admingodkännande av bokningar). Detta görs av faktureringsansvarig genom att under ”Att fakturera” söka fram alla fakturerar uppdrag under kategorin (t.ex.) ”Privat enstaka” alternativt av intervalltypen ”Enstaka”.

6. Kontrollera förfallna fakturor

Tydlig rutin för påminnelser och inkassohantering, påminnelser bör skickas minst en gång per vecka. Förfallna fakturor söks på sidan Fakturor enkelt fram med hjälp av frågemallen ”Förfallna fakturor”.

Fakturor som här påträffas med status ”Delbetald” måste även hanteras. Påminnelse kan skapas för restbelopp, alternativt kan ev. mindre restbelopp manuellt läggas till som betalning och kopplas till ett betalningskonto för kundförluster. Notera att delbetalda fakturor innehållande Rut-tjänster inte genererar något underlag till Skatteverket.

7. Löneberedning

Löneberedning sker utanför TW, men systemet genererar lön utifrån lönegrundande bokningar. Genom att använda ”Löneunderlag (Ny)” försäkrar man sig om att lön inte av misstag utbetalas till anställda som av någon anledning ej utfört schemalagda bokningar, detta då dessa lönegrundande timmar enbart kan filtreras fram på admingodkända bokningar.

8. Faktura- och betalningsjournaler

Försäljningen bokförs utifrån fakturajournaler som tas fram, t.ex. per kalendermånad, i TimeWave. En fakturajournal fås fram genom att man söker fram alla fakturor med fakturadatum, t.ex. 2016-05-01 till 2016-05-31 som sedan markeras och läggs i journal genom symbolen ”Skapa journal”.

Tänk på att efter det att ni skapat en fakturajournal och skickat till er redovisningspartner så bör ni inte när ni skapar nya fakturor bakdatera fakturadratum så att dessa hamnar i en period som redan bokförts, då kommer inte bokföringen att stämma och kräver i så fall att tidigare bokföring justeras.

I samband med ovan tar man förslagsvis även fram en betalningsjournal på sidan ”Betalningar” där man för aktuell period söker fram hanterade betalningar, markerar dessa och lägger i en Excel-journal. Innan detta görs måsta alla inkomna betalningar för aktuell period först ha kopplats till fakturor (alternativt att reskontra uppdaterats manuellt).

Övrigt som kan noteras:

Krediteringar:

Vid kreditering av en faktura så är det förvalt ”Sätt debet och kredit som betald”. I normalfallet skall detta förval lämnas orört. Detta innebär att ursprungsfakturan får en positiv betalning och kreditfakturan en negativ, vilka alltså tar ut varandra. Det är vidare klokt att direkt efter det att man krediterat en faktura gå till sidan ”Att fakturera” och där skapa den preliminära kreditfaktura som skapats och ligger där i väntan på godkännande.

Förändringar av kund-reskontra:

En förflutet kundreskontra bör normalt inte förändras över tid. T.ex. om man i februari stämmer av kundfordran per 2015-12-31 och erhåller en fordran på 100 000 kr, så bör man erhålla samma resultat om man i mars stämmer av kundfordran per 2015-12-31.

Det finns dock ett antal saker som kan påverka ett dåtida kundreskontra:

• Om ett Rut-avdrag efter avläsning av reskontra flyttas till kundfordan så ökar kundfordran med motsvarande belopp (och fordran SKV minskar med samma belopp).
• Om man efter avläsning, vid fakturering, bakdaterar en faktura till en tidpunkt för reskontraavstämning.
• Om man efter avläsningen redigerar betalningar inkomna före tidpunkt för reskontraavstämning.
• Om man efter avläsning raderar en påminnelseavgift skapad före tidpunkt för reskontraavstämning.