Betalningar på fel referens, klumpinbetalningar, överbetalningar, dubbelbetalningar..
Om en inbetalning överstiger summan på en faktura får den status "Överbetald" och behöver hanteras.
Exempel:
- Kund betalat in för mycket på fakturan. Ibland händer det att kunder vänder på siffrorna och t ex lägger in 1743 kr i stället för 1473 kr (eller tvärt om) och blir i detta fall ett överskott på 270 kr.
- Kund betalar samma faktura två gånger och betalning kopplats till fakturan vid båda tillfällena.
- Kund angett faktura-/OCR-nummer för en tidigare erhållen faktura och kopplas vilket resulterar i att gamla fakturan ligger som överbetald och den nya som obetald.
- Kund skrivit ett felaktigt fakturanummer och ett sådant fakturanummer existerar men tillhör en annan kund.
- Kund har en skuld för fler fakturor och slagit ihop summan i en betalning.
Koppla loss en inbetalning från en faktura:
- Gå till Fakturering → Betalningar
- Välj betalstatus Typ - "Alla" eller "Hanterad" och klicka på "Sök".
- Skriv in fakturanummer i fältet för Snabbsökning och klicka Enter.
- Bocka sedan i ruta för betalningen som skall kopplas bort och välj "Ta bort kopplad faktura" i verktygsfältet.
Inbetalningen ligger nu under "Fakturering → Betalningar" och typ "Förslag" redo att kopplas på ny faktura. Skriv (rätt) fakturanummer i den tomma rutan, välj datum för inbetalning och koppla som vanligt.
Observera att man inte kan "koppla loss" en del av betalningen.
Om man i stället återbetalar kund väljer man "Radera betalning". (Underlag för återbetalning skrivs ut från er bank.)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fördela klumpsumma på två fakturor:
Hela betalningen kopplas till ena fakturan, den får då status: "Överbetald".
För att ta bort överskottet, klicka på symbolen för lägg till betalning och ange minusbelopp för beloppet du vill flytta. I detta fall är överbetalningen exakt belopp för den andra fakturan. Skriv gärna i meddelanderutan vilket fakturanummer överskottet läggs på:
Den får nu status "Betald".
Lägg sedan till överskottet på faktura 1076. I detta fall får även denna status "Betald".
Nu har du fördelat en klumpinbetalning på två separata fakturor.
Man kan även använda överskottet som en delbetalning av en större faktura. Man behöver då kommunicera med kund hur mycket som fattas så att inte ny fullbetalning sker.. Det är ofta lättare att göra en återbetalning till kund direkt eftersom systemet inte stöder avdrag för tidigare inbetalt belopp.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Det är bra att göra det till en vana att ha koll på överbetalda och delbetalda fakturor så att kunder som betalat in på felaktigt fakturanummer inte får påminnelser i onödan plus att reglera överbetalningarna vartefter. Filtrera fram över- och delbetalningar med jämna mellanrum och undersök vad de beror på.
Gå in på sidan Fakturering → Fakturor och i rullistan för Betalstatus. Ta bort från-datum så kommer alla med.
Kika på inbetalningen som kopplats. I kolumnen för "Obetalt kund" visar överskjutande belopp med ett minustecken vilket betyder att kund har detta tillgodo.
