Anteckningar av typen Admin, Ekonomi, Uppdrag, Order och Offert kan skapas under fliken ”Anteckningar” som sedan kopplas till arbetsordern. Det går även att skapa AO-radsanteckningar som sedan kopplas till en specifik arbetsorderrad.

Notera att dessa anteckningar är att betrakta som noteringar kopplade direkt till arbetsordern, eller de uppdrag som arbetsordern genererar. Om man istället vill lägga in generella anteckningar för kunden så läggs dessa in som kundanteckningar i själva kundkortet.

Fliken ”Anteckningar” i arbetsorder.

Admin och ekonomianteckning

Admin-anteckningar syns endast för administratörer i form av ett popup-fönster under uppdragsbeskrivningen som kan visas t.ex. från schemat eller uppdragslistan.

Ekonomianteckningar syns i samband med fakturor som är skapade av arbetsorderns uppdrag på sidorna ”Att fakturera” och ”Fakturor”, men följer inte med i fakturan som kunden får.

Uppdragsanteckning

Uppdragsanteckningar som skapas i arbetsordern syns för både administratörer och anställda och denna typ av anteckning används för att kommunicera städinstruktioner eller annan information med anställda. Dessa kan i sin tur de anställda hitta via sitt schemat.

Order- och offertanteckningar

Order- och offertanteckningar följer med till offerter eller orderbekräftelser som genereras utifrån arbetsordern. Dessa anteckningar är till för att komplettera de standardtexter för offerter och orderbekräftelser som skapas i Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet→ fliken ”Arbetsorder”. För mer information om orderbekräftelse eller offert se aktuellt hjälpavsnitt ».

AO-radsanteckning

Återkommande anteckningar går att skapas till arbetsorderrader via symbolen ”Ny AO-radsanteckning”. Anteckningen för uppdrag visas alltid i popup-fönstret för uppdrag. Visning av anteckningar i schemavyn finns att välja i Mitt TimeWave → Inställningar → Systemet → fliken Schema (”Enstaka Anteckning” samt ”Återkommande Anteckning” under ”Information i bokningar på schemat”).

Syftet med att använda ao-radsanteckningar i arbetsordern istället för en uppdragsanteckning kan vara att man i samma arbetsorder har två arbetsorderrader för olika tjänster. Vid återkommande jobb som består av flera arbetsorderrader, en för tvätt och en för städ, med olika anställda kopplade till sig så kan det vara en fördel att lägga ao-radsanteckningar framför uppdragsbeskrivningar. Detta är för att man ska kunna separera beskrivningarna så att den som ska städa enbart ser dessa instruktioner och likaså för den som ska tvätta.

Redigera och stänga anteckning

Anteckningar kan markeras som viktiga genom att klicka på redigeringspennan vid aktuell anteckning och kryssa i ”Viktig”. Anteckningen kommer då att markeras med ljusgul bakgrund. En anteckning kan även stängas för att markeras som inaktuell eller raderas för att tas bort från hela systemet. Observera att stängda Ekonomi-anteckningar inte visas i samband med kundens fakturor.

(v. 2.4.19)