1. Anställdrapport övergripande
Anställdrapporten är ett tillval i TimeWave som efter beställning och aktivering återfinns under Anställd
i huvudmenyn under ”Anställd”. Anställdrapport är ett verktyg för att analysera hur tiden för en anställd
(eller grupp av anställda) utnyttjas. Rapporten varnas om nyckeltalet över- eller understiget vissa
specifika nivåer (som definieras av er). T.ex. kan rapporten varna för anställda som har en bokningsgrad
under 95 % och anställda som har en debiteringsgrad under 85 % osv.
I rapporten kan man t.ex. se hur stor del av de anställdas arbetstid som:
- är schemalagd (bokningsgrad)
- är schemalagd och som debiteras kund (Debiterbar tid)
- är schemalagd men som ej kan debiteras kund (ej debiterbar tid)
- är ej är schemalagd
- utgörs av frånvaro
Med Debiterbar tid avses tid som direkt eller indirekt debiteras kund. Ej debiterbar tid avser tid som ej
kan debiteras kund, t.ex. restid, kontorsarbete eller annat där kostnaderna inte kan påföras kund.
Exempel
- Lisa har en anställningsgrad på 100 % (d.v.s. 40 timmar per vecka vid normalvecka).
- Under aktuell vecka har Lisa schemalagts 36 timmar (bokningsgrad).
- 33 av de 36 schemalagda timmarna utgörs av ”Hemstädning” hos kunder som företaget tar betalt för (debiterbar tid).
- 3 av de 36 schemalagda timmar utgörs av tid restid mellan kunder, tid som företaget ej tar
betalt för (ej debiterbar tid).
För Lisa denna vecka erhåller vi då följande nyckeltal:
Anställningsgrad: 100% (40 timmar per vecka)
Bokningsgrad: 90% (36 timmar av 40 möjliga)
Debiteringsgrad: 82,5% (33 timmar av 40 möjliga)
2. Definitioner av nyckeltal i Anställdrapport
I anställdrapport återfinns nedan nyckeltal (oönskade nyckeltal kan döljas via systeminställningarna):
- Anställningsgrad
- Frånvarograd
- Bokningsgrad
- Bokningsgrad jämfört med anställningsgrad
- Debiteringsgrad 1a och 1b (för månadsanställda)
- Debiteringsgrad 2a och 2b (för anställda med timlön)
I Anställdrapporten skiljs debiteringsgraderna åt för timanställda och månadsanställda:
Debiteringsgrad 1: (med eller utan hänsyn till frånvaro) avser kontroll av månadsanställda då dessa
nyckeltal relaterar till de anställdas bokningsbara tid (t.ex. 40 timmar per vecka).
Debiteringsgrad 2: (med eller utan hänsyn till frånvaro) avser kontroll av anställda med timlön då dessa
nyckeltal jämför debiterbar tid med bokad tid.
2.1 Anställningsgrad
Anställningsgrad anger hur mycket en anställd normalt arbetar i förhållande till heltid (anges på
respektive anställds Anställdkort).
Exempel 1: Peter arbetar 40 timmar per vecka (heltid) och har då en anställningsgrad på 100 %.
Exempel 2: Lotta arbetar halvtid, dvs. 20 timmar per vecka och har en anställningsgrad på 50 %.
2.2 Frånvarograd
Frånvarograd anger hur mycket frånvaro den anställde haft, t.ex. i form av semester eller sjukfrånvaro.
Frånvarograden erhålls genom att relatera frånvaron till den anställdes förväntade arbetstid
(Anställningsgrad).
Exempel 1: Peter har en anställningsgrad på 100 % (40 timmar per vecka). Under en vecka har
Peter tagit ut två sjukdagar (totalt 16 timmar). För denna vecka erhåller Peter en
frånvarograd på 40 % (16 timmar/40 timmar).
Exempel 2: Lotta har en anställningsgrad på 50 % (20 timmar per vecka). Under en vecka har Lotta
tagit ut två sjukdagar (totalt 8 timmar). För denna vecka erhåller Lotta en frånvarograd
på 40 % (8 timmar/20 timmar).
2.3 Bokningsgrad
Visar den tid som den anställde totalt är bokad i förhållande till den tid som den anställde maximalt kan
bokas om denne arbetade heltid (oberoende av den enskildes anställningsgrad). Bokningsgraden
beräknas genom att ta (Debiterbar tid + Ej debiterbar tid) / Normal arbetstid.
Exempel 1: Peter, som arbetar 100 % (40 timmar per vecka) har varje dag under en arbetsvecka
varit bokad totalt 6 timmar. Totalt denna vecka har Peter varit bokad 30 timmar av 40
möjliga och erhåller då en Bokningsgrad på 75 % (30 timmar/40 timmar)
Exempel 2: Lotta, som arbetar 50 % (20 timmar per vecka) har varje dag under en arbetsvecka
varit bokad totalt 3,5 timmar. Totalt denna vecka har Lotta varit bokad 17,5 timmar av
40 möjliga och erhåller då en Bokningsgrad på 43,75% (17,5 timmar/40 timmar).
2.4 Frånvarograd
Frånvarograd visar andelen av anställds förväntade arbetstid som avser frånvaro som t.ex. semester
eller sjukdagar. Frånvarograden relaterar till anställds Anställningsgrad.
Exempel 1: Peter har en Anställningsgrad på 100 % (40 timmar per vecka) och har under en
arbetsvecka varit sjuk två arbetsdagar (totalt 16 timmar). Peters Frånvarograd blir då
40 % (16 timmar/40 timmar).
Exempel 2: Lotta har en Anställningsgrad på 50 % (20 timmar per vecka) och har varje dag under en
arbetsvecka varit sjuk två dagar. Eftersom Lotta arbetar halvtid är Lottas heldagar 4
timmar, och även Lotta erhåller sålunda en Frånvarograd på 40 % (8 timmar/20 timmar)
2.5 Bokningsgrad jämfört med Anställningsgrad
Visar den tid som den anställde är bokad i förhållande till den tid som den anställde maximalt kan bokas
jämfört med den anställdes Anställningsgrad (oberoende om den bokade tiden gäller debiterbar tid som
t.ex. ”Hemstäd” eller ej debiterbar tid som t.ex. ”Restid”). Nyckeltalet beräknas genom att ta
Bokningsgrad minus Anställningsgrad.
Exempel 1: Peter har en Anställningsgrad på 100 % (40 timmar per vecka) har varje dag under en
arbetsvecka varit schemalagd 7 timmar varje dag.
Totalt denna vecka har Peter varit bokad 35 timmar av 40 möjliga, dvs Bokningsgrad på
87,5% (35 timmar/40 timmar) och erhåller då en Bokningsgrad jämfört med
Anställningsgrad på -12,5% (100% – 8,5%).
Exempel 2: Lotta har en Anställningsgrad på 50 % (20 timmar per vecka). Under en vecka har Lotta
varit schemalagd 3 timmar per dag . Totalt denna vecka har Lotta varit bokad 15 timmar av 20 möjliga dvs Bokningsgrad på 75% (15 timmar/20 timmar) och erhåller då en Bokningsgrad jämfört med
Anställningsgrad på -25 % (50% – 75%).
2.6 Debiteringsgrad 1a (månadsanställda)
Debiteringsgrader visar hur stor del av den anställdes bokningsbara tid som har debiterats kund.
Generellt är ett så högt värde som möjligt eftersträvansvärt. Om t.ex. Debiteringsgrad är 100 % innebär
detta att all tid den anställde erhållit lön för även har debiterats kund.
Debiteringsgrad 1a avser den debiterbara tidens andel av den bokningsbara tiden. Debiteringsgrad 1a
tar inte hänsyn till ev. frånvaro.
Debiteringsgrad 1a beräknar genom Debiterbar tid / med Bokningsbar tid.
Exempel 1 Peter har en Anställningsgrad på 100% (40 timmar per vecka) och är under en vanlig
arbetsvecka varje dag bokad i 6 timmar på Hemstädning (Debiterbar tid) och 1 timme på
Kontorsarbete (Ej debiterbar tid). Totala debiterbara tiden för veckan är 30 timmar (6
timmar x 5 dagar).
Debiteringsgrad 1a för Peter är 75% (30 timmar / 40 timmar)
Exempel 2 Lotta har en Anställningsgrad på 50% (20 timmar per vecka) och är under en vanlig
arbetsvecka varje dag bokad i 3,5 timmar på Hemstädning (Debiterbar). Totala
debiterbara tiden för veckan är 17,5 timmar (3,5 timmar x 5 dagar). Debiteringsgrad 1a
för Lotta är 87,5 % (17,5 timmar / 20 timmar).
2.7 Debiteringsgrad 1b (månadsanställda)
Debiteringsgrad 1b avser den debiterbara tidens andel av den bokningsbara tiden minus frånvaro.
Debiteringsgrad 1b ger alltså ett nyckeltal avseende debiteringsgrad som är rensat från frånvaro.
Debiteringsgrad 1b beräknar genom Debiterbar tid / (Bokningsbar tid – Frånvaro)
Exempel 1 Peter med Anställningsgrad 100% (40 timmar per vecka) är en vanlig arbetsvecka tre
dagar bokad 6 timmar på Hemstädning (Debiterbar tid) och 1 timme på Kontorsarbete
(Ej debiterbar tid). Under veckan har Peter varit på obetald semester (Frånvaro) två
dagar (2 x 8 timmar).
Totala debiterbara tiden för veckan är 18 timmar (6 timmar x 3 dagar). Total frånvaro
är 16 timmar (8 timmar x 2 dagar).
Debiteringsgrad 1b är 18 timmar / (40 timmar – 16 timmar) = 75 %
Exempel 2 Lotta med Anställningsgrad 50% (20 timmar per vecka) är under en vanlig arbetsvecka
tre dagar bokad i 3,5 timmar på Hemstädning (Debiterbar). Under veckan har Lotta varit
på obetald semester (Frånvaro) två dagar (2 x 4 timmar).
Totala debiterbara tiden för veckan är 10,5 timmar (3,5 timmar x 3 dagar).
Totala frånvaron är 8 timmar (4 timmar x 2 dagar).
Debiteringsgrad 1b är 10,5 timmar / (20 timmar – 8 timmar) = 87,5%
2.8 Debiteringsgrad 2a: (för timanställda)
Debiteringsgrad 1a avser den Debiterbara tidens andel av den bokade tiden och visar alltså hur stor del
av den timanställdes totala schemalagda tid som utgörs av debiterbar tid.
Debiteringsgrad 2a beräknas genom Debiterbar tid / (Debiterbar tid + Ej debiterbar tid)
Exempel Lena är under en vanlig arbetsvecka varje dag bokad i 5 timmar på Hemstädning
(Debiterbar) och 1 timme på Kontorsarbete (Ej debiterbar).
Totala bokade tiden är 30 timmar varav 25 timmar är debiterbar tid. Debiteringsgrad
2a för Lena är 25 timmar / 30 timmar = 83,33%
2.9 Debiteringsgrad 2b: (för timanställda)
Debiterbar tid dividerat med Bokad tid minus Frånvaro. Debiteringsgrad 1b ger alltså ett nyckeltal
avseende debiteringsgrad som är rensat från frånvaro.
Debiteringsgrad 2b beräknas genom Debiterbar tid / (Debiterbar + Ej debiterbar) – Frånvaro
Exempel Pelle (oberoende anställningsgrad) har under en vanlig arbetsvecka varit bokad i 5
timmar på Hemstädning (Debiterbar) och i 1 timme på Kontorsarbete (Ej debiterbar)
varje dag. Därtill har anställde under en dag varit ledig (Frånvaro) i 2 timmar
Totala bokade tiden är (5 timmar + 1 timme) x 5 dagar = 30 timmar (5 timmar x 5
dagar) Totala debiterbara tiden för veckan är 25 timmar (5 timmar x 5 dagar)
Debiteringsgrad 2b för Pelle är 25 timmar / (30 timmar – 2 timmar) = 89,3%
3. Systemuppsättning
För att Anställdrapport skall ge relevanta nyckeltal måste vissa systeminställningar göras och samtliga
tjänster måste tilldelas korrekt debiteringstyp.
3.1 Systeminställningar
Normal arbetsvecka
Mitt TimeWave -> Inställningar -> Systemet -> fliken Anställd
Med normal arbetsvecka avses det antal timmar som avser en normal full arbetsvecka och gäller alla
anställda, vanligtvis 40 timmar. Detta fält kräver ett värde för att Anställdrapporten ska kunna användas.
Varningsnivåer
Vid ”Anställdrapport” väljs när ett nyckeltal bör indikeras med rött, ex. välj >10% vid Frånvarograd ifall
alla anställdas frånvarograd som överstiger 10 % bör uppmärksammas i Anställdrapporten.
Observera att <0,1% är det minsta värdet som kan anges, negativa tal godkänns ej.
I denna flik kan även eventuellt förval för anställdas Anställningstyp och Anställningsgrad läggas till. Välj
även vilka nyckeltal som är relevanta för ert företag och som bör visas i Anställdrapporten.
Röda dagar
Mitt TimeWave à Inställningar -> Röda dagar
Här skapas de röda dagar som bör räknas som röd arbetstid i Anställdrapporten. Ange procentandel av
hur stor del av arbetsdagen som är röd arbetstid (vanligtvis heldag 100% eller halvdag 50%) samt lägg till
eventuell kommentar (ex. Julafton).
Om Röda dagar ej har angivits utgår rapporten från normal arbetsvecka (normalt 40 timmar) vilket ger
fel nyckeltal om det under en veckan infallit röd dag.
3.2 Inställningar på Anställdkort
Under fliken Tillgänglighet i ett Anställd-kort bör de tjänster och områden som en anställd är aktuell för
anges under Tjänster respektive Områden. Dessa utgör underlag för sökning i Anställdrapporten.
Den arbetstid som anges under fliken Tillgänglighet i ett Anställd-kort kommer inte att påverka
arbetstiden som används i beräkningarna i Anställdrapport.
Under fliken ”Lön & anställning” i Anställd-korten anges den anställdes Anställningstyp (Månadslön eller
Timlön) och Anställningsgrad (anges i procent).
I Anställdrapporten används Anställningstypen för filtrering och Anställningsgraden för beräkning av
Bokningsgrad och Debiteringsgrad.
3.3 Tjänsteinställningar
För att Anställdrapport skall ge relevanta värden måste vissa inställningar göras på samtliga tjänster som
är upplagda i systemet.För samtliga tjänster bör ”debiteringstyp” anges utifrån ifall tjänsten bör räknas med i Anställdrapporten samt hur tjänsten presenteras i rapporten, med utgångspunkt i debitering mot kund.
Debiterbar väljs för tjänster som är underlag mot debitering av kund, vanligtvis tjänster av tjänstetypen
Faktura och Löneunderlag (undantag ex. då arbete delas upp i en Faktura-tjänst och en Löneunderlagtjänst, i detta fall är Löneunderlag-tjänsten underlag mot debitering och bör sättas som Debiterbar). Ett
exempel på en debiterbar tjänst är ”Hemstädning”.
Ej debiterbar väljs för övrig bokad tid som bör räknas med i Anställdrapporten, vanligtvis tjänster av
tjänstetypen Löneunderlag eller Frånvaro. Exempel på ej debiterbara tjänster är ”Kontorsarbete” och
”Semester”.
Ej underlag väljs för tjänster som inte bör påverka Anställdrapporten, vanligtvis tjänster av tjänstetypen
Frånvaro, exempelvis ”Lunch”.
4 Övriga funktioner
I nedan bild visas hur sidan Anställdrapport ser ut. Till vänster visas ett diagram med en översikt av
nyckeltalens utveckling genom den veckoperiod som valts. För muspekaren över veckorna i diagrammet
för att se en sammanställning av nyckeltalen per vecka. Till höger om diagrammet visas genomsnittet för
vald filtrering. Klicka på de blåmarkerade nyckeltalen för att se genomsnittet av det valda nyckeltalet per
anställd och vecka. Längst ner på sidan finns även en tabell med sammanställning av de framfiltrerade
veckornas nyckeltal per anställd.
