Med dokumenthanteringen medges möjlighet att i systemet ladda upp dokument, foton, filmer eller andra typer av filer. Filerna kopplas till en dokumentkategori och kan sedan kopplas till kunder, anställda, arbetsorder eller ärenden (kräver tillval CRM Ärende). Samma dokument kan kopplas till en eller flera kunder, anställda, arbetsordrar eller ärenden.

Dokumentbibliotek återfinns i huvudmenyn under Filer → Dokument. På denna sida samt på kundkort, anställdkort, arbetsorder och ärende kan dokument laddas upp.

Upp till sammanlagt 1 GB data kan laddas upp utan kostnad. Utrymme därutöver kan erhållas för 10 kr/GB och månad. På startsidan återfinns en översikt över hur använt utrymme (i MB) fördelat på dokumentkategorier (se nedan).

Startsida  – översikt av nyttjat utrymme.

Dokumentkategorier

Ni definierar själva era dokumentkategorier till vilka sedan dokument kan kopplas. Ni skapar era kategorier under Mitt TimeWave (  ) → Verksamhet → Dokumentkategorier. T.ex. kan dokumentkategorin ”Anställningsavtal” skapas som dokumentkategori för de anställdas anställningsavtal.

Skapa egna dokumentkategorier under ”Mitt TimeWave”.

Dokument kan laddas upp vid kundkort, anställdkort, ärenden, arbetsorder och på sidan Dokument. Samtliga dokument är sökbara under Filer → Dokument.

Ladda upp och koppla dokument

Funktionaliteten är densamma oavsett om dokument hanteras via kund, anställd, arbetsorder eller ärende.

För att ladda upp dokument väljs via dokumentuppladdaren vilken kategori uppladdat dokument skall kopplas till och därefter klickar man på ”Bläddra” och väljer dokument som skall laddas upp. Laddas dokument upp via kundkort kopplas dokumentet till aktuell kund, laddas dokument upp via anställd kopplas dokument till aktuell anställd osv. För att ladda upp dokument på sidan ”Dokument” klickar man först på    varpå dokument kan laddas upp.

Ladda upp nytt dokument.

Om man vill koppla ett redan befintlig dokument till anställd, eller annat, väljer man ”Koppla befintligt dokument” varpå man får välja aktuellt dokument att koppla. Invid dokument återfinns symbolen för dokumentrelationer (  ). Genom att klicka på denna exanderas en lista som anger till vad (kund, anställd m.m.) som dokumentet är kopplat.

Funktionen dokumentrelationer.

 Dokumentansvarig

Genom att för aktuellt dokument klicka på redigeringspennan ()  kan till ett dokument ansvarig anställd kopplas samt beskrivning göras.

Koppla ansvarig och ange beskrivning till dokument.