1. Grundinställningar
I TW läggs alla kunder och anställda in och alla tjänster som erbjuds mot kund läggs upp. När en tjänst skapas så definieras denna utifrån t.ex. hur den skall faktureras (t.ex. kr/timme eller kr/styck), dess pris, om den berättigar till Rut/rot m.m. Dessa inställningar på tjänst slår igenom senare i systemet, t.ex. när fakturor skapas.
2. Arbetsorder – systemets hjärta
När ett uppdrag, enstaka eller återkommande, skall schemaläggas för kund börjar man med att skapa en arbetsorder. Till denna kopplar man aktuell kund och sedan via arbetsorderrad (arbetsorderrader) aktuell tjänst. I arbetsorderaden specificeras om tjänsten är enstaka eller återkommande, intervall, klockslag. Till arbetsorderraden kopplas anställd, eller anställda. Bokningar skapas i schemat per automatik utifrån arbetsordern. Att för en kund schemalägga t.ex. ”Hemstäd” varje vecka på måndagar 8-10 ett år framåt för fru Karlsson görs med ”ett klick”.
3. Schema
Schemat genereras utifrån liggande arbetsordrar. I schema kan bokningar enkelt justeras, flyttas, avbokas m.m. Schemat kan kommuniceras till anställda via e-post, utskrift eller via TimeWave Mobile.
4. Tidrapport
Vartefter schemalagda bokningar utförs godkänns dessa först av anställda direkt på fältet (via TimeWave Mobile) och administratör. Här kan administratör se huruvida bokningarna blivit godkända av de anställda och om de anställda registrerat avvikelser. Anställdas schemalagda bokningar (efter ev. korrigeringar vid tidrapportering) ligger till grund för löneunderlag.
5. Skapa fakturor
Fakturering sker av faktiskt utförda bokningar. För optimal processes tillses via systeminställningarna att enbart bokningar godkända av administratör kan faktureras. Fakturans utfall beror på hur utförd tjänst är definierad, omfattning samt kundinställningar. Om processen att anställda och sedan administratörer godkänner utförda bokningar har följts kan en mycket stor mängd fakturor skapas inom loppet av några minuter.
6. Skicka fakturor
Vid fakturering skickas fakturorna per automatik till kunderna med valt betalsätt, dvs ingen hänsyn behöver här tas till huruvida vissa kunder har e-postfaktura, autogiro, e-faktura eller annat betalsätt.
7. Betalningar
Betalningar kopplas till fakturor, manuellt eller automatiskt via funktionen (BG-inebetalningar).
8. Begära Rut/rot från Skatteverket
Betalda fakturor genererar automatiskt underlag för fil Rut- rotbegäran till Skatteverket.
(v. 2.4.8)
