Summering

Den nya rut/rot-lagen innebär utökade krav i rapporteringen av rut/rot-filen. TimeWave hanterar detta med automatik men det krävs vissa nya inställningar under Tjänster och Material.

För vissa specialscenarier kan det även innebära ändringar i er affärsprocess då det krävs information om arbetade timmar i fakturan. Detta gör att det inte går att skilja på faktura och arbetade timmar (löneunderlag) utan det måste alltid finnas inlagd tid i arbetsorderraden, antingen genom att alltid använda tjänster av typen Faktura och löneunderlag, eller att lägga in tid även i arbetsorderrader med tjänster av typen Faktura.

TimeWave hanterar övergången till den nya filen utan handpåläggning genom att automatiskt dela upp betalda fakturor innan och efter den 1 april 2015. Det finns varningar tidigt i affärsprocessen om det saknas någon information, t.ex. arbetade timmar.

Den nya funktionaliteten lanseras den 10 mars 2015 så det finns tid för er att förbereda er. Tänk redan nu på om ni har några specialfall där t.ex. inte arbetade timmar finns med i fakturaunderlaget, och ni behöver se över er affärsprocess eller prismodell.

Bakgrund

Nya rut/rot-lagen

Den 4 december 2014 klubbade Riksdagen igenom nya krav på hur rutavdraget och rotavdraget ska rapporteras till Skatteverket.
I korthet innebär denna lag att utöver dagens information ska följande också rapporteras in för varje faktura:

• antal arbetade timmar
• debiterade kostnader för material
• debiterade kostnader för annat än hushållsarbete och material (exempelvis faktureringsavgift och restidskostnad)
• vilken typ av tjänst som har utförts

Begäran ska vara elektronisk. Det finns möjlighet till dispens men då måste ändå samma information redovisas men manuellt.

Lagen trädde i kraft redan den 1 januari 2015 men i praktiken gäller den från och med fakturor med betalningsdatum den 1 april 2015. (”den nya lydelsen tillämpas första gången på begäran om utbetalning som avser arbete som har betalats av köparen efter den 31 mars 2015.”)

Ytterligare information bekräftad av Skatteverket

Skatteverket har också bekräftat följande krav på den nya rut/rot-filen:

• Rut/rot-filer med 0 arbetade timmar kommer ej att godtas
• Inga minuter på arbetade timmar ska rapporteras. Hela timmar ska avrundas uppåt.
• Skatteverket kräver att material rapporteras uppdelat per av Skatteverket definierad rut/rot-tjänst, se nedan.
• Övriga kostnader rapporteras, till skillnad mot material, i en klumpsumma
• Förutom eventuell fakturaavgift och restidskostnad som alltid ska rapporteras är det bara kostnader som är relaterade till en rut/rot-tjänst som ska rapporteras.
• Det är ok att arbeta med fasta abonnemangspriser även om utförda timmar kan vara olika, resultatet blir att timpriset varierar.
• Det går fortsatt bara att rapportera 100 ”skatterader” per fil och rut- & rotavdrag ska vara uppdelade i separata filer.
• Den gamla filen gäller till och med 31 mars 2015 och den nya från och med 1 april 2015. Inga undantag görs.

Automatisk hantering av nya rut/rot-filen i TimeWave 

Förberedelser

Vi har fokuserat på att det ska vara fortsatt smidigt att hantera rut- och rotavdraget i TimeWave och att det automatiskt skapas färdiga underlag. För att detta ska fungera behöver ni göra några förberedelser senast 1 april 2015 då den nya filen börjar gälla.

1. På era rut- och rottjänster – välj en passande tjänst som Skatteverket har definierat (se nedan)
2. På tjänster som ej är rut/rot-berättigade – välj om de ändå är relaterade till en rut/rot-tjänst, t.ex. restid (kommer då hamna under Övriga kostnader i rut/rot-underlaget.
   

   Sidan Tjänster, varning om Rut- eller Rot-tjänst saknar Avdragstyp

3. På era material – välj om de är relaterade till en rut/rot-tjänst samt i så fall även vilken typ av tjänst som Skatteverket har definierat (alternativt om det är en Övrig kostnad, t.ex. expeditionsavgift).
   

   Sidan Material, varning om Rut- eller Rot-relaterat material saknar Avdragstyp

4. Säkerställ att alla arbetsorderrader som är rut/rot-berättigade har arbetade timmar, dvs har uppdrag med inlagda tider.

Utökad funktionalitet för att hantera nya kraven 

Följande områden har ny funktionalitet:

Verksamhet / Tjänster

Val på tjänsten som måste göras:

Rut/rotavdrag:

▪       Nej (förval)
▪       Nej, men rut-relaterad     (t.ex. restid som definieras som Övrig kostnad av SKV)
▪       Nej, men rot-relaterad      (t.ex. restid som definieras som Övrig kostnad av SKV)
▪       Ja, rut
▪       Ja, rot

Vid valen Nej, men rut/rot-relaterad kommer tillhörande priser hamna i Övrig kostnad i SKV-filen.

Vid valet Ja rut kommer ni få följande val:

SKV-Namn (Scrollista med de tjänster som Skatteverket har definierat):
▪       Städning
▪       Hemtextil- och klädvård
▪       Matlagning
▪       Snöskottning
▪       Trädgårdsarbete
▪       Barnpassning
▪       Annan omsorg
▪       Läxhjälp

Vid valet Ja rot kommer ni få följande val:

SKV-Namn :
▪       Bygg
▪       El
▪       Glas/Plåt
▪       Mark/Dränering
▪       Murning
▪       Målning/Tapetsering
▪       VVS

Verksamhet / Material

Val på Material som måste göras:

Rut/rot-relaterat:

• Nej
• Ja rut
• Ja, rot

Vid valet Ja rut kommer ni få följande val:

SKV-Namn:
▪       Städning
▪       Hemtextil- och klädvård
▪       Matlagning
▪       Snöskottning
▪       Trädgårdsarbete
▪       Barnpassning
▪       Annan omsorg
▪       Läxhjälp
▪       Övrig kostnad (ej material, t.ex. expeditionsavgift eller frakt)

Vid valet Ja rot kommer ni få följande val:

SKV-Namn:
▪       Bygg
▪       El
▪       Glas/Plåt
▪       Mark/Dränering
▪       Murning
▪       Målning/Tapetsering
▪       VVS
▪       Övrig kostnad (ej material, t.ex. expeditionsavgift eller frakt)

Hjälp/Varningar i TimeWave

TimeWave varnar på sidan Att fakturera om det saknas nödvändig information t.ex. Arbetade timmar. En ny flik har även lagts till på fakturaunderlaget – SKV, bredvid Information, som visar vilken information som kommer hamna i rut/rot-filen. Detta gör att ni kan titta på era tidigare fakturor och redan innan den nya rut/rot-filen träder i kraft känna er trygga med vad som kommer att ske.

 

Specialfall

Arbetsorderrader av typen Faktura

Om ni idag har arbetsorderrader med rut/rottjänster av typen Faktura och har arbetsorderraderna av typen Löneunderlag separat får ni inga arbetade timmar i fakturan vilket inte godkänns av Skatteverket.
Lösning: Ni behöver antingen ändra dessa till typen Faktura och Löneunderlag eller lägga in tider i arbetsorderraderna av typen Faktura (dessa kommer då ha en schablontid som inte påverkas av verkliga utförda timmar i löneunderlaget).

Uppdrag utan utförda timmar

Om ni idag har uppdrag med samma start- och sluttid, t.ex. 00:00-00:00, dvs inga utförda timmar, och ändå tar betalt kommer detta inte att godkännas av Skatteverket.
Lösning: Ni behöver antingen ändra tiden så det finns minst 1 minut vilket kommer att avrundas uppåt till en hel timme, eller avboka detta uppdrag.