I nedan guide går vi igenom de viktigaste inställningarna ni måste göra för att konfigurera Bokningsassistenten efter just er verksamhet. Ni loggar i Bokningsassistentens admin-vy på foretag.bokahem.se/login med de inloggningsuppgifter ni tidigare fått.

Normalt har mycket av nedan förberetts när ni får tillgång till ert admin-inlogg.

Notera: Utöver nedan konfiguration behöver Bokningsassistenten anpassas för att passa er hemsida, t.ex. vad det gäller grafisk profil. Denna konfigurering görs av Bokahem, som sedan kommer att stämma av konfigurationen med er och då göra eventuella ändringar utifrån era önskemål.

1. Ange företagsinformation och villkor

För att implementera bokningsassistenten på er hemsida följ dessa instruktioner.

1. Meddela oss vilken url där bokningsassistenten ska ligga, till exempel foretagX.se/boka
2. Meddela oss om ni vill att det ska finnas startvärden, till exempel om Hemstädning ska vara förvald.
3. Meddela oss vilka huvudfärger som ni använder, helst färgkoder.
4. Nedan är information för att lägga koden för bokningsassistenten på er hemsida. Behöver ni hjälp med detta, kontakta oss.

I menyn till vänster hittar ni Företagsinformation. Här anger ni bl.a företagsuppgifter, avbokningsregler, generella köpvillkor och bekräftelseinformation. Denna information presenteras för era kunder i Bokningsassistentens flöde vid bokning.

Här väljer ni även om SMS-påminnelse ska skickas innan bokning. SMS skickas från TimeWave och kräver att ni har SMS-modulen samt att ni satt SMS-påminnelse som förval på de Bokahem-tjänster ni skapat i TimeWave (se Tjänster nedan).

2. Skapa områden

I menyn till vänster hittar ni Områden. Här skapar ni ett geografiskt område utifrån valda postorter. Det är sedan enbart i dessa postorter som Bokningsassistenten tillåter era besökare att boka.

Om en kund försöker boka i ett postnummer som inte tillhör ert område så får kunden besked om att ni tyvärr inte utför uppdrag där kunden bor. Om kunden försöker boka i ett område där ni är verksamma, men ni för tillfället inte har några lediga tider får kunden besked om att ni för närvarande inte har några lediga tider och kunden kan då i stället skicka en förfrågan till er i fritext-form (som ni får in som ett ärende i TimeWave).

3. Schema – inställningar

Under Schema inställningar anger ni bland annat vilka dagar i veckan och vilka tider på dagen som skall vara bokningsbara, om era anställda utgår från hemmet eller från kontoret och vilken maximal restid ni vill medge mellan bokningar.

 

4. Tjänster

Under tjänster i meny väljer ni vilka tjänster ni vill aktivera i Bokningsassistenten. Varje tjänst ska kopplas till en av de tjänster ni i TimeWave skapat specifikt för bokningsassistenten. För varje tjänst ska ni även göra inställningar för restid, tidsberäkning.

 

När ni lagt aktiverat era tjänster kan ni under Simulator i menyn kontrollera utfallet av era tidsberäkningar:

5. TimeWave inställningar

Om ni får in en bokning från en ny kund skapar Bokningsassistenten ett nytt kundkort i TimeWave. Under TimeWave inställningar väljer ni vilka betalningsvillkor och fakturamallar dessa ska få. Här väljer ni även om de arbetsordrar som skapas ska ha status ”Beställd” eller ”Under arbete”.

När ni får en ny boknings så meddelas ni om detta per e-post, men även ett nytt ärende skapas i TimeWave. Här väljer ni med vilken ärendetyp dessa ärende ska skapas. Ni kan även, om ni vill, välja att en administratör ska sättas som ansvarig för ärendet.

Viktigt; för att undvika att ni får in bokningar på helgdagar (ej lördag – söndag) måste ni i TimeWave definiera Röda dagar. Inga bokningar medges på Röda dagar. De Röda dagar ni har lagt upp i TimeWave visas här, men ni kan inte lägga till eller ta bort Rörda dagar. För att lägga till Röda dagar i TimeWave går ni till  → Inställningar → Röda dagar.

 

Vidare till 4. Skapa rabattkoder ⇒